Päivitetty 20.6.2023

Sisällys

Kisaviikko

• Radan valmistelu
• Henkilökunta, talkoolaiset, myyjät
• Tarvikkeet, välineet, myytävät tuotteet
• Ilmoittautumiset, osallistumismaksut, peruutukset
• Kisakeskuksen valmistelu

Kilpailupäivät

• Seuraa säätä
• Radan tarkistus
• Kisakeskuksen valmistelu
• Pelaajakokous
• Kierrosten välissä

Kilpailun jälkeen

• Ratkaisupelit
• Palkintojenjako
• TD-raportti
• Kisan päättäminen Metrixissä
• Seuraavan kerran suunnittelu

Kisaviikko

Radan valmistelu

Varmista, että sinulla on käytössä kaikki sovitut fasiliteetit ja pääsy alueelle ja tiloihin kuten WC-tilat, pesutilat jne. Hanki tarvittaessa avaimet, kulkuluvat, muut vastaavat. 

Valmistele kilparata pelikuntoon kisaa edeltävinä viikkoina ja varmista viimeisinä päivinä, että kaikki on kunnossa. Varmista, että kaikki väylät ovat pelattavissa suunnitellusti ja seuraa sääennusteita. Jos on riskiä, että esimerkiksi rankat sateet vaikeuttaisivat radan tai jonkin väylän pelaamista sujuvasti päivänvalolla, mieti varasuunnitelmat valmiiksi. Pahimmillaan voit joutua vaihtamaan rataa tai siirtämään kilpailua, joten tee ratkaisut aina riittävän ajoissa. 

• tasoita, puhdista, korjaa heittopaikat
• Tarkista väyläopasteet ja vaihda tarvittaessa väliaikaiset
• Tarkista muut opasteet (next tee, etäisyystolpat jne)
• Merkitse 10 m ja muut ringit jos kisan taso edellyttää niitä
• Tarkista, että korit ja ketjut ovat ehjiä
• Siivoa väylät irtonaisista esteitä, kuolleista puista, roskista jne
• Varmista, että rakenteet ovat kunnossa ja turvallisia (portaat, sillat, penkit jne)
• Tarkista/merkitse radan hazardit, obt, mandot (myös mandolinjat) jne
• Tarkista muu kisa-alue, kuten lämmittelyalue.
• Tarkista ja tyhjennä jäteastiat
• Järjestä kierrätysmahdollisuus

OB:n ja hazardin merkitsemiseen parhaat tavat ovat kalkkiviiva/maali tai tolpat. Yleensä parhaiten näkyvät värit ovat valkoinen ja keltainen. Muista sulkea alueet, eli älä jätä mihinkään avoimia alueita tai päättymättömiä linjoja. Kaikkien alueiden tulee olla yksiselitteisiä ja yksiselitteisesti merkitty. Muista määritellä onko hazard-viiva pelissä vai ulkona (säännöt eivät tätä täsmällisesti määritä). 

Jos lisäät radalle lisäväyliä, muista vaihtaa kaikki tiiopasteet, jotta numerointi menee oikein. Tai vaihtoehtoisesti käytä lisäväylille numeroiden sijasta kirjaimia, jolloin voit säilyttää kiinteillä väylillä normaalin numeroinnin. 

Varmista, että rata on pelattavissa ja valmiina harjoittelulle ilmoittamasi aikataulun mukaisesti. Lisää kisalayout myös Udisiin, metrixiin jne. 

Laita radalle “Rata varattu” -ilmoitukset hyvissä ajoin.

Henkilökunta, talkoolaiset, myyjät

Laadukasta vähänkään isompaa kilpailua ei voi järjestää yksin. Ideaalitilanteessa kilpailunjohtaja hoitaa urheilupuolen ja kilpailun muuta kokonaisuutta johtaa projektipäällikkö, joka koordinoi esimerkiksi ratatalkoot, kisan vapaaehtoisten rekrytoinnin ja koulutuksen, kisaan tulevat myyjät jne. 

Varmista, että nämä asiat on hoidossa ja kaikki muut tekijät tietävät roolinsa, vastuunsa ja aikataulunsa. Ota yhteys varahenkilöihin, jos näyttää, että joku ei ole pääsemässä kilpailuihin. 

Tarvikkeet, välineet, myytävät tuotteet

Onko kaikki kisassa tarvittavat välineet, laitteet ja tarvikkeet hankittu, tarkistettu, huollettu ja etsitty valmiiksi? Onko tuloskortit, ratakartat ja muut painotuotteet valmiina? Onko sähköiset materiaalit valmiit, julkaistu ja uutisoitu? Onko bannerit, beach flagit, teltat jne muu irtaimisto valmiina? Onko vesiastiat hankittu, pesty ja valmiit käyttöön? 

Onko pelaajapaketit ja palkinnot hankittu? 

Onko kisassa kioskia tai muuta myytävää järjestäjän puolesta? Onko tätä varten valmiina verkkomaksut, käteiskassat ja ennen kaikkea tekijät valmiina? 

Onko järjestäjille ja talkoolaisille varmistettu ruokahuolto ja majoitus?

Ilmoittautumiset, osallistumismaksut, peruutukset

Onko kisan ilmoittautuminen Metrixissä valmis? Onko osallistumismaksut saatu ja kirjattu? Onko peruuttajat poistettu kisasta? Onko lohkot, kierrokset, ryhmät ja lähtöajat luotu ja julkaistu ja uutisoitu. 

Onko erikoissäännöille haettu erityisluvat PDGA:lta? Onko luvat julkaistu Metrixissä?

Onko kaikki muut tarvittava julkaistu Metrixissä? Onko kisan tiedot luotu ja päivitetty myös PDGA:n tournament manageriin? Muista luoda lähtöryhmät myös tournament manageriin, jos käytät PDGA Scorecardia. 

Katso SFL:n metrix-ohje ja tournament manager -ohje täältä: https://frisbeegolfliitto.fi/kilpailun-haku-ja-jarjestaminen/#tukimateriaali

Kisakeskuksen valmistelu

Pystytä teltat, kiinnitä bannerit, katsomorakenteet jne. ja valmistele muut rakenteet, jotka ovat paikoillaan koko kisan ajan.

Kilpailupäivät

Seuraa säätä

Seuraa säätiedotteita tarkasti ja varustaudu sään mukaan. Pakkaa aina tarpeeksi vaatteita ja sadevarusteita ja erityisen huonon sään uhatessa, ole valmiina reagoimaan. Ukkosen tai muun vaarallisen sään saapuessa, keskeytä peli ajoissa ja tiedota pelaajia nopeasti ja yksiselitteisesti. 

Muista seurata vesihuoltoa jatkuvasti erityisen kuumalla säällä. Varmista, ettei pelaajilta ja järjestäjiltä koskaan lopu vesi. Varaa myös aurinkorasvaa ja auringonsuojat itsellesi ja osallistujille. 

Muista, että ukkosrintamat voivat liikkua hyvinkin nopeasti ja käytännössä kun kuulet ukkosen, seuraava salama voi iskeä jo radalle. Ja koska rata-alue voi olla laaja ja pelaajilta voi kestää 10-15 minuuttia poistua radalta, keskeytä kisa aina mieluummin hyvissä ajoin kuin viime tingassa. Odota vähintään 30 minuuttia viimeisestä 10 km säteellä iskeneestä salamasta ennen kuin aloitat kierroksen uudestaan. 

“Jos kilpailunjohtaja katsoo, että ukkonen, voimakas sade tai muut olosuhteet tekevät kilpailemisesta epäkäytännöllistä tai vaarallista, kilpailu on keskeytettävä. Kilpailun keskeyttämisen äänimerkki annetaan samaan tapaan kuin aloitusmerkki, mutta kolmella lyhyellä äänellä. …. Keskeytys kestää vähintään 30 minuuttia keskeytysäänimerkistä.“

Katso kilpailun keskeyttämiseen liittyvä ohjeistus kilpailuoppaan kohdasta 1.07 Pelin keskeyttäminen ja PDGA:n erillisestä ohjeesta: 

https://frisbeegolfliitto.fi/frisbeegolfin-virallinen-saantokirja-ja-kilpailuopas/

https://www.pdga.com/pdga-documents/tournament-resources/pdga-mid-event-suspension-and-cancellation

Radan tarkistus

Saavu paikalle vähintään 2 tuntia ennen kierrosten alkua ja kierrä koko rata läpi joka päivä. Tarkista kaikki heittopaikat, korit, opasteet. Onko kaikki paikallaan ja turvallista?. Tarkista OB- ja hazard-merkinnät, ettei esimerkiksi sade ole kuluttanut niitä pois. Tarkista myös, että sellaiset korit ja tiit on merkitty, joita ei heitetä kisassa.

Vie samalla vesipisteet paikoilleen sopiville väylille radalle. Radalla olisi hyvä olla vähintään kaksi vesipistettä kisakeskuksen lisäksi. Jos mahdollista, laita paikkoihin, joissa käydään useammin kuin kerran kierroksen aikana. 

Jos kisassa on CTP-kisa tai muu vastaava, vie mitta/välineet väylälle.

Varmista, että “Rata varattu” -ilmoitukset ovat näkyvissä.

Kisakeskuksen valmistelu

Pystytä pöydät, tuolit, beach flagit ja kaikki muu irtaimisto ja välineistö, joka ei ole jo paikoillaan. 

Ota kaikki tarvittavat tarvikkeet ja välineet esille. 

• Tuloskortit
• Kynät
• Ratakartat
• ryhmät ja lähtöajat tulostettuna
• PDGA-liven salasana 
• Jne.

Jos käytät paikallaolon varmistusta, ota esiin paperi/metrix ja merkitse paikallaolot. Tämä on useimmissa kisoissa tarpeeton vaihe, joten sen voi useimmiten jättää kokonaan tekemättä. 

Jos kisa on flex start tai muu, johon voi jälki-ilmoittautua vielä paikan päällä, ota vastaan ilmoittautumiset ja maksut ja muista vahvistaa pelaajat ja lisätä ryhmiin. 

Pelaajakokous

Yhteislähtökisassa pelaajakokous järjestetään usein livenä kisakeskuksella juuri ennen ensimmäisen kierroksen alkamista ja tarvittaessa ennen jatkokierroksia. Golflähtökisoissa ja enenevässä määrin kaikissa kisoissa pelaajakokous järjestetään sähköisenä. Joka tapauksessa on syytä varata mahdollisuus pelaajakokoukselle, jos tulee jotakin viime hetken muutoksia aiemmin julkaistuihin tietoihin. 

Tässä lyhyt “käsikirjoitus” pelaajakokoukselle: 

• Toivota kaikki tervetulleiksi
• Esittele itsesi, järjestävä organisaatio ja kisan TD:t sekä muut viralliset toimitsijat
• Kiitä tukijoita ja talkoolaisia. Muistuta pelaajiakin kiittämään talkoolaisia. 
• Käy läpi kisan tärkeät käytännöt, etenkin jos ne poikkeavat normaalista
• Muistuta, että pelataan normaaleilla säännöillä
• Muistuta, jos radalla on käytössä jotain erikoissääntöjä, joihin on saatu PDGA:n erityislupa
• Kertaa pelaajille tarpeelliset fasiliteetit kuten WC-tilat ja vesipisteet
• Kerro miten peli keskeytetään ja miten toimitaan ukkosen tai muun vaarallisen sään takia
• Kertaa tuloskirjauskäytännöt
• Kertaa aikataulu
• Kerro miten kierros käynnistetään (tuleeko äänimerkkiä)
• Kerro ohjeet ongelmatilanteiden varalta, sisältäen TD:n puhelinnumeron ja TD:n pelatessa apu-TD:n yhteystiedot 
• Lähetä pelaajat kierroksella ja toivota pelionnet

Kierrosten välissä

Ota tuloskortit vastaan ja varmista, että kaikki ovat palauttaneet tuloskortit tai allekirjoittaneet tuloksensa Metrixissä etukäteen ilmoitetun palautustavan mukaisesti. Varmista ja vahvista tulokset. Lisää tarvittaessa rangaistuksia pelaajille ja merkitse keskeyttäneet pelaajat. 

Tarkista viimeisen ryhmän jälkeen onko tarvetta myöhäistää seuraavaa kierrosta. Mikäli muutat aloitusaikaa, julkaise tieto välittömästi. Älä koskaan aikaista kierrosta!

Luo ja julkaise uudet ryhmät ja lähtöajat tulosten mukaan Metrix- ja Tournament Manager -ohjeiden mukaisesti. Julkaise uutinen ryhmistä ja lähtöajoista. 

Muut huomioitavat

• Varmista, että TD ja muut talkoolaiset pääsevät myös syömään lounastauolla. 
• Tarkista vesipisteet, seuraavan kierroksen tuloskortit, mahdolliset CTP-kisat jne. 
• Julkaise viimeistään tässä vaiheessa kilpailun alustava voitonjako, jos sitä ei ole vielä julkaistu. 

Kilpailun jälkeen

Ratkaisupelit

Tulosten tarkastastusten jälkeen, järjestä tarvittaessa sudden death -ratkaisupelit luokkien ykkössijoista aiemmin tehdyn suunnitelman mukaan. Muita sijoja ei ratkota ratkaisupeleillä. 

Palkintojenjako

Järjestä palkintojenjakoseremonia kaikille luokille yhtäläisesti. Kuuluta vähintään pelaajien nimet, sijoitukset ja tulokset. Mieluusti myös seurat. Jaa palkintojenjaossa mahdolliset muistopalkinnot, ja tiedota rahapalkintojen maksamisesta. Muista kiittää kaikkia osallistujia ja talkoilijoita ja yhteistyökumppaneita myös päätösseremoniassa. 

Maksa palkinnot sähköisesti pelaajien tileille ja muista pyytää tulorekisteritiedot ohjeiden mukaisesti. Ohjeet: https://frisbeegolfliitto.fi/palkinnot-ja-verotus/. Jos urheilija on mukana valmennusrahastossa, maksa urheilijan ohjeiden mukaan suoraan rahastoon. 

Muista tehdä tuloreksiteri-ilmoitukset yli 100 € voittaneiden pelaajien palkinnoista.

Julkaise lopulliset palkintojakaumat ja palkintorahojen maksuun tarvittavien tietojen toimittamisen ohjeet mahdollisimman nopeasti kilpailun jälkeen. 

Muista julkaista uutinen Metrixissä kun palkinnot on maksettu.

TD-raportti

Täytä TD-raportti PDGA:n tournament managerissa erillisen ohjeen mukaisesti. 

Kisan päättäminen Metrixissä

Julkaise kisan koonti-uutinen Metrixissä kun palkinnot on maksettu, mahdolliset kuvat ja videot julkaistu jne. Muista kiittää kaikkia osallistujia ja talkoilijoita ja yhteistyökumppaneita myös tässä.  

Seuraavan kerran suunnittelu

Ota muistiinpanot kilpailusta seuraavia kisoja varten. Muista kiittää yhteistyökumppaneita kisan jälkeen ja kertoa miten onnistuttiin ja petaa jatkoyhteistyöt tuleviin kilpailuihin.