SFL:n toiminnasta on keskusteltu useissa podcasteissa kuluvan kevään aikana. Keskustelu on jatkunut kommenttikentissä ja levinnyt myös muihin sosiaalisen median kanaviin. Osassa keskusteluista on käsitelty SFL:n työntekijöiden tehtäviä varsin kriittisesti ja kyseenalaistettu heidän työnsä merkitys.
Toiminnanjohtajan ja muiden työntekijöiden työnantajan näkökulmasta haluamme muistuttaa, että SFL:n toimintaa ohjaavat toimintasuunnitelma ja talousarvio, jotka jäsenseurat hyväksyvät vuosittain syyskokouksessa. Liiton hallitus, jolle jäsenseurat ovat antaneet valtuutuksen, seuraa näiden toteutumista ja muun muassa työntekijöiden työajan käyttöä. Monet liiton työtehtävistä eivät näy suoraan yksittäisille harrastajille, mutta se ei tee niistä vähemmän merkityksellisiä. Hallituksella on hyvä käsitys työajan käytöstä ja luottamus työntekijöiden toimintaan.
Keskustelua saa ja voi käydä, ja otamme palautetta liiton toiminnasta mielellämme vastaan. Vastauksena esiin nousseisiin kysymyksiin toiminnanjohtajan työtehtävistä julkaisemme hänen haastattelunsa, jossa tehtäviä avataan tarkemmin.
Ystävällisin terveisin,
SFL:n hallitus
Millaista toiminnanjohtajan työ on?
Haastattelimme toiminnanjohtaja Tapani Aulua siitä, mitä hän tekee työkseen. Aloitetaan lyhyellä kiteytyksellä. Mitä teet työssäsi yhteen lauseeseen tiivistettynä?
Tietotyöläisen perushommaa, eli istun tietokoneen ja puhelimen ääressä aamuvarhaisesta iltapäivään, joskus iltaa myöten.
Mitä siellä toimistolla tehdään tavallisena päivänä?
SFL:llä ei ole toimistoa, vaan kaikki työntekijät tekevät etätöitä kotitoimistolta. Palaverit pidetään lähes kokonaan etänä ja kasvokkain tavataan liiton omaa väkeä, seuraväkeä ja muita vain muutaman kerran vuodessa. Tavallisesti työajasta suuri osa menee siis sähköpostien, puheluiden, pikaviestimien, somen, verkkosivujen, taloushallinnon ohjelmistojen ja muun perinteisen toimistotyön parissa. Välillä pääsee tekemään myös kehitystyötä projektien, hankkeiden ja ohjelmien parissa.
Millainen olisi kuvaus ihan tavallisesta päivästä?
Kirjasin tähän kesäkuisen keskiviikon päivän hommat. Ainakin kaikki, joissa ei ole mitään salassapidettävää.
- Tiistaina tilattujen lisenssien naputtaminen PDGA:lle.
- Joka keskiviikkoinen viikkopalaveri muiden työntekijöiden ja puheenjohtajan kanssa, missä käydään läpi etenkin sellaisia töitä, joihin kukin kaipaa muilta sparrausta, puheenjohtajan linjausta tai pitää kertoa missä jonkun asian kanssa mennään. Tällä kertaa käytiin esimerkiksi tällaiset asiat:
- Kesän loma-aikojen päättäminen kullekin
- Loma-ajan sijaistukset, eli käytiin läpi kunkin vastuista ja rutiinihommista ne, jotka pitää jonkun muun hoitaa loman aikana. Näihin kuuluu esimerkiksi:
- Päivittäinen lisenssien lähettäminen PDGA:lle
- Kisasanktiointi, kisakalenterin päivittäminen pari kertaa viikossa
- Viikottainen viestin lähettäminen NBDG- ja UDisc-etuviestin uusille lisenssipelaajille
- Taloushallinnon työt (laskujen, matkalaskujen, palkkojen ym hyväksyntä)
- Verkkosivujen chatin kautta tulleiden viestin siirto
- Hallituksen seuraavan kokouksen vetovuoro
- Ja lisäksi parikymmentä kesken olevaa projektia/työtä, joista sovittiin kuka hoitaa silloin kun vastuullinen on vapaalla.
- MM-kisoihin liittyvät asiat: viestintä, akkreditoinnit, SFL:n ständin fyysiset jutut, Kahoot, myyntituotteet, MM-käsiohjelman sisältö ja taitto, MM-kisojen antidopingasiat
- Viestintään liittyvät tulipalot ja niiden sammuttaminen: protourin viestinnän kehitys, sm-kisojen ilmoittautumisten julkaisut ja sm-verkkosivupäivitykset, sfln sivujen automaattisen kisakalenterin koodin korjaus. (Viestinnästä puhutaan laajemmin aina maanantaisin viestinnän viikkopalaverissa).
- EM-kisojen asiat: valokuvaus DGTF:lle, yksi peruutuspaikka lisää, Norjan EM-kisojen kapteeniasiat (lennot, majoitukset, yli 100 peliasun toimittaminen ja sen koukerot, kokouksiin osallistuminen, ei-pelaavien joukkueenjäsenten ilmoittaminen (caddyt), pelaajien verkkokoulutukset, harjoitusaikojen varaaminen. Saksan EMien lyhyt katsaus.
- Taloushallinnon Netvisormigraation tilanne. Käytiin läpi mitkä osiot reskontrasta, matka- ja kululaskutuksesta ja palkanlaskennasta jo siirretty Netvisoriin ja mitä tapahtuu seuraavaksi ja miten vaikuttaa työntekijöihin. Raportointikoulutus pidetty, eli nyt päästään myös budjetoimaan ja tekemään sen seurantaa uudessa järjestelmässä.
- Käytiin läpi 3 uuden yhteistyösopimuksen tilannetta. (Ei julkisia).
- Hallituksen seuraavan kokouksen esityslista
- SM-kisojen tavarantoimitusten organisointi
- Uusia jäsenetuja ja niistä tiedottamista. Jäsenarvontakampanja ja sen toteutus.
- LadyTourin uudet kisat
- Markkinointisuunnitelma ja sen seuraavat stepit – yhteistyökumppanisivut, liiton rahankäytöstä uutisointi
- MM-kisojen kutsuvieraiden tilanne (presidentti, ministeri, OK, PK, OKM, jne)
- Hakuun tulevat arvokisat (EM 2027)
- Sähköpostien ja pikaviestin läpikäynti ja vastaaminen. Vuorokauden aikana tuli yhteensä 75 sähköpostia ja Whatsappissa ja messengerissä toinen mokoma. Välillä menee koko päivä tässä työssä, mutta tällä kerralla oli paljon nopeasti kuitattavia. Tässä muutama poiminta
- Tulleet laskut ja kuitit kirjanpitoon
- Vastataan MM-kisojen LOC:n, seurojen, kisajärjestäjien ja urheilijoiden viesteihin (näitä parisenkymmentä)
- Vastataan KIHUn lausuntopyyntöön lajien urheilijoiden tasomäärittelytutkimukseen
- Jatketaan keskustelua SUEKin kanssa antidoping- ja kilpailumanipulaatio-ohjelmien tilannekuvan päivityksestä
- Lisäpaikka mastereiden EM-kisoihin, tästä viestiminen pelaajan ja kisajärjestäjän kanssa
- Suomi liikkelle -toimepide: Liikunta osana kutsuntoja. Jutellaan puolustusvoimien kanssa aletaanko työstää jonkinlaista “fribaamalla inttikuntoon” -kampanjaa.
- Protourin jatkokeskustelut
- Pari allekirjoitettavaa sopimusta
- Olympiakomitean, PDGA:n, SUEKin, Paralympiakomiten uutiskirjeiden selaus ja oleellisten poimiminen
- Kasa erilaisia tarjouksia tsekattavaksi (ei tällä kertaa oleellisia)
- Spammien ja muiden turhien mailien arkistointi
- Taloushallinnon työt.
- Laskujen hyväksyntä ja tiliöinti
- Palkkalistojen hyväksyntä
- Kirjanpitäjän viesteihin vastaaminen
- Talous- ja hallinto-ohjeen päivitys
- EM-joukkueen ADEL- ja Reilusti paras -verkkokoulutusten ja harjoitusaikojen varausten sekä caddyjen ja muiden matkaan lähtevien tilanteiden päivitys seurantaan ja puuttuvien pyytäminen.
- DiscKids Erasmus+-hankkeen kirjanpidon ja raportoinnin tekeminen
- Kisojen palautekyselyiden lähettäminen
- Kymmenkunta puhelua pitkin päivää. Näissä esimerkiksi liittyen Jyväskylän SportFest-messuihin, mastereiden SM-kisoihin, kunniamerkkeihin, varustekasseihin, MM-kisoihin jne.
- Useampi keskustelu muiden työntekijöiden ja hallituksen kanssa Whatsappissa sekä liiton Whatsapp-communityssä
Aika täyden kuuloinen päivä. Ovatko ne aina tuollaisia?
Tämä päivä oli siis palaverien ja monenlaisen sillisalaatin täyttämä päivä. Varsinaiseen kehitystyöhön jäi hyvin vähän (ei ollenkaan) aikaa. Välillä pitää sitte ottaa päiviä, jossa pistetään vaan kanavat kiinni ja keskitytään johonkin syventymistä ja tiedonhakua vaativaan, kuten käännöstöihin, lausuntoihin tai ohjelmien ja oppaiden päivityksiin.
Äsken käytiin aika tarkalla tasolla toimarin tehtävää yhden päivän osalta. Mikä on toimarin työnkuva ylätasolla?
Tärkeimpänä toiminnanjohtaja koordinoi liiton koko toimintaa yhteistyössä hallituksen kanssa, osallistuen strategian valmisteluun ja pitkän tähtäimen suunnitteluun. Eli toimarin päätehtävä on pitää kaikki langat käsissä ja tietää vähintään pintatasolla kaikki mitä liitossa ja toimistossa tapahtuu. Toiminnanjohtaja vastaa myös rekrytoinnista ja toimii muiden työntekijöiden esimiehenä.
Toinen oleellinen osa työtä on edustaa liittoa verkostoissa, mediassa, kokouksissa ja tapaamisissa ja varmistaa, että suunnitelmat jalkautuvat käytännön toimiin.
Käytännön vastuista tärkein on taloushallinto, sen kehittäminen ja raportointi. Toiminnan pitää pysyä budjetissa ja toteuttaa toimintakertomusta mahdollisuuksien mukaan. Toiminnanjohtaja vastaa myös liiton kehittämisestä, hankkeista ja yhteistyö- ja kumppanuusasioiden koordinoinnista.
Toimenkuva muuttuu vuosittain ja riippuu myös muiden työntekijöiden toimenkuvista. Ja moni tehtävä tehdään yhdessä järjestösihteerin, nuoriso- ja koulutuskoordinaattorin, viestintäassistentin, puheenjohtajan tai hallituksen muiden jäsenten kanssa.
Mitkä ovat työn pääosa-alueet ja niiden tärkeimmät tehtävät?
Henkilöstö
- Vuosikello
- Esimiestyö
- Työsopimukset palkallisille ja keikkatyöläisille
- Rekrytointi
- Työterveys
- Työajanseuranta
- Työntekijäraportointi
- Työnkuvien päivittäminen
- Viikkopalaverit
Talous
- Budjetin laadinta ja seuranta
- Yhteydenpito kirjanpitäjään ja palkanlaskentaan ja tilintarkastajaan
- Laskujen, palkkojen ja kulukorvausten hyväksyminen ja tiliöinti
- Yleis-, erityis- ja hankeavustusten hakeminen, seuranta ja raportointi
- Talousraportointi hallitukselle
- Yhteistyökumppanuudet
- Jäsenhankintakampanjat ja jäsenedut
Hallinto
- Sopimusten laadinta, allekirjoittaminen ja arkistointi
- Urheilijasopimukset
- Työsopimukset
- Kilpailunjärjestäjäsopimukset
- Kumppanuussopimukset
- Muut sopimukset ja asiakirjat
- Sähköisten järjestelmien ja palveluiden hallinnointi, seuranta, hankkiminen
- Salasanahallinta, käyttöoikeudet
- Kaikkien järjestelmien (kymmeniä) pääkäyttäjä
- Talous-, laatu- ja toimintakäsikirjojen laatiminen ja ylläpito
- Jäsentilastojen seuranta
- Käännökset
- Liiton jäsenyydet muissa järjestöissä
Urheilutoiminta
- Toimintakäsikirjojen päivittäminen ja seuranta
- Kilpailujen vaatimusmäärittelyt
- Maajoukkuetoiminnan koordinointi
- Arvokisajoukkueiden palvelut
- Arvokisojen matkanjärjestelyt
- Kilpailusäännöt
- SM-kisojen ja kiertueiden koordinointi ja yhteydenpito
- Kilpailuhaut
- Arvokisajoukkueiden haut
- SM-kisajärjestäjien haut
- Kiertueiden organisointien haut
- Antidopingkoulutukset urheilijoille
- Sääntökokeet
- Sääntö- ja kilpailuasioiden yhteydenpito PDGA:lle
- Lajiliittopisteytykset urheiluoppilaitoksiin
- Kilpailujen palautekyselyt
- Verkkokoulutusten koordinointi
Viestintä ja markkinointi
- Sisäinen viestintä – linkki työntekijöiden ja hallituksen välillä
- Viestintä liiton seurojen, kilpailunjärjestäjien, urheilijoiden, kouluttajien, valmentajien kanssa.
- Liiton Whatsapp-yhteisön kaikki kanavat ja somekanavat
- Viestintä sidosryhmien kanssa: Olympiakomitea, Opetus- ja kulttuuriministeriö, SUEK, Paralympiakomitea, PDGA, PDGA Europe, European Disc Golf Federation, DGPT, Suomisport, Valmennusrahasto jne.
- Olympiakomitean toiminnanjohtajien tapaamiset, Sportin toimarit ja pienlajiliitot
- Markkinoinnin ja kumppaneiden myyjät
- Kaupalliset yhteistyöt, kumppanit
- Tutkimusyhteistyö KIHUn jne. Kanssa
- Lausunnot OKM:lle ja muille toimijoille
- Kriisiviestintä
Seuratoiminta ja tukitoimet
- Liitopäivät
- Tähtiseuraohjelma ja auditoinnit
- Seuratuki ja hakemusten arviointi
Vastuullisuus
- Vastuullisuusohjelmien hallinnointi ja päivittäminen
- Ympäristö ja ilmasto -ohjelma
- Antidoping ja kilpailumanipulaation torjunnan ohjelmat
- Hyvän hallinnon ohjelma
- Yhdenvertaisuus- ja tasa-arvo-ohjelma
- Turvallinen toimintaympäristö
- Häirintäyhdyshenkilönä toimiminen
- Liiton olosuhdevastaava
- Kurinpidon yhteyshenkilö
Miten paljon aikaa on mennyt oman työnkuvan selvittämiseen kaikille kyselijöille?
No muutamia tunteja. Mutta nämä keskustelut ovat aina hyviä, koska aina sieltä nousee jotain hyödyllistä ja kehittävää. Kuten tämän toimenkuvan kerääminen ja kiteyttäminen. Näistä on aina hyötyä myös sisäiseen käyttöön ja läpinäkyvyys ulospäin on aina hyvä.
Liitopäivillä