Päivitetty 20.6.2023
Sisällys
- Kilpailun tyyppi ja taso
- Kilpailuluokat
- Ajankohta
- Kilparata, layoutit, valmistelu
- Budjetti, osallistumimaksut, palkinnot
- Luvat, vakuutukset, ilmoitukset
- Kisaorganisaatio
- Majoituspalvelut
- Ruokapalvelut
- Aikataulu
- Kumppanuudet
- Pelaajapaketit ja muistopalkinnot
- Markkinointi
- Välineet ja tarvikkeet
Kilpailun tyyppi ja taso
SFL:n hyväksyy ja sanktioi kaikki Suomessa järjestettävät viralliset PDGA-kilpailut, joissa pelaamiseen vaaditaan SFL:n kilpailulisenssi. Kilpailut voivat olla yksilökilpailuja, pari- tai joukkuefrisbeegolfkisoja, reikäpelejä tai monia muita muotoja.
Kilpalun taso eli PDGA-tier on myös kilpaiunjärjestäjän valittavissa ja yleensä riippuu siitä kuinka suurta kilpailua ollaan suunnittelemassa. Perustaso on C-tier ja ylemmillä tasoilla vaatimukset kuten palkintojen, pelipäivien ja järjestelyjen tason suhteen kasvavat. Eri tasoilla on myös eri sanktiointimaksut. Lisäksi useampia korkeamman tason kisoja ei voi järjestää samaan aikaan samalla tai läheisellä paikkakunnalla. Kilpailujen tasot, etäisyysvaatimukset ja muut vaatimusmäärittelyt löydät PDGA:n international guidesta.
Sanktioitavia kisoja ovat esimerkiksi
- SM-kilpailut
- SFL:n kiertueet (protour, masterstour, juniorien sm-karsinnat ja amatöörien sm-karsinnat)
- Alueelliset Am-tourit
- PDGA-liigat
- Erilliskilpailut
Liiton ei-sanktioitavia kilpailuita ovat esimerkiksi
- Viikkokisat
- Seuranmestaruuskisat
Näissä kilpailuissa pelaajalla ei tarvitse olla SFL:n lisenssiä, eikä näiden kilpailuiden järjestelyoikeutta tarvitse hakea erikseen SFL:ltä, mutta tätä opasta voi käyttää myös näiden kilpailujen suunnitteluun.
Kilpailuluokat
Voit päättää kilpailussa järjestettävät luokat vapaasti. Voit käyttää am- ja pro-luokkia, ikäluokkia, mixed/women-luokkia tai voit pelata ratingluokilla (ratings based divisions). Valitsit sitten minkä tahansa jaon, voit aina valita itse mitä luokkia tarjotaan ja mitä ei.
Tarkista myös mitä muita kilpailuita alueelle on jo haettu samalle ajalla ja suunnittele luokat niiden mukaan. Lähtökohtaisesti kaikki luokat, joihin ilmoittautuu yksikin pelaaja, tulisi järjestää kilpailussa.
SFL suosittaa, että kaikissa kisoissa on aina vastaavat mixed- ja naisten luokat. Hakemukselle tulee perustella, jos näin ei ole.
Ajankohta
Kilpailun ajankohta kannattaa suunnitella mahdollisimman aikaisin. Kilpailut tulee hakea 5 viikkoa ennen kilpailupäivää, mutta suunnittelu ja haku kannattaa aloittaa jo huomattavasti aiemmin.
Ajankohtaa rajoittaa paitsi hakuaika, myös muut saman alueen kilpailut. Etenkin korkeamman tason PDGA:n international Guidesta löydät etäisyysrajoitukset.
Tarkasta kansalliset juhlapäivät ja paikalliset tapahtumat ja niiden mahdollinen vaikutus osallistumisiin, majoituksiin jne. Esimerkiksi koulujen päättäjäiset, lomapäivät, muut tapahtumat rata-alueella.
Selvitä muut samalle alueelle haetut kilpailut SFL:n kilpailusuunnittelukalenterista tai oman alueesi aluevastaavalta. Mahdollisuuksien mukaan kysy myös alueen muilta seuroilta muista mahdollisista suuremmista ei-sanktioiduista kilpailuista.
Varmista, että rata on käytettävissä valittuna päivänä. Esimerkiksi jos kilpailu on kunnan yleinen puisto/rata, ano luvat radan sulkemiseen kisan ajaksi muilta käyttäjiltä sekä myyntiluvat oheistuotteille ym. Tai jos kilpailu on Metsähallituksen/Puolustusvoimien jne. alueella, ano puollot varauksille.
Varmista hyvissä ajoissa myös radan tai lähistön muiden fasiliteettien käyttö ja varaukset.
Kilparata, layoutit, valmistelu
Jos seurallasi tai alueellasi on useita kisakäyttöön sopivia ratoja, valitse rata joka sopii parhaiten valituille luokille ja kilpailun tasolle. Yleensä kannattaa pelata yhtä rataa, mutta myös monen radan kilpailut ovat mahdollisia, jos järjestäjiä on riittävästi.
Jos olet järjestämässä kisaa muualla kuin seurasi kotiradalla, varmista radan käyttöoikeus rataa ylläpitävältä seuralta tai muulta taholta.
PDGA ja SFL suosittelevat käyttämään kiinteitä ratoja tai jo aiemmin sanktioimattomissa kisoissa pelattuja väliaikaisia ratoja ja väyliä. Kokonaan pelaamattomilla radoilla ja väylillä on aina enemmän riskejä kilpailun sujuvan läpiviennin suhteen. Aiemmin pelatuilla radoilla ja väylillä on helpompi arvioida kierroksen kesto ja valmistella sen pohjalta kilpailun aikataulu.
Jos teet muutoksia rataan, muista merkitä ne huolellisesti ja yksiselitteisesti maastoon ja pelaajaohjeisiin, sekä tiedottaa niistä hyvissä ajoin pelaajille myös Metrixissä. Ja jos mahdollista, vaihda rata kisalayoutiin jo hyvissä ajoin, jotta rataa voi harjoitella. Tai ainakin merkitset kisassa pelattavat muodot, jotta pelaajat voivat vähintään kävellä radan läpi.
Jos radalla on vaihtoehtoisia heittopaikkoja tai korinpaikkoja, valitse niistä sopivat kisan tason ja pelattavien luokkien mukaan ja muista myös merkitä ja tiedottaa nämä yksiselitteisesti.
Eri luokilla voi olla käytössä eri layout ja samallakin luokalla eri kierroksilla. Tämä tietysti lisää väärinpelaamisen riskiä, joten vaihdot tulee suunnitella ja merkitä hyvin. Esimerkiksi huputtamalla korit ja laittamalla huomionauhaa/teippiä heittopaikoille, joita ei pelata kyseisellä kierroksella. Kannattaa myös muistaa, että aivan pienelle luokalle ei kannata tehdä omaa layoutia, koska jos jollakin layoutilla pelaa alle 3 propagatoria, sillä pelatusta kierroksesta ei tule ratingeja.
Valmistele päätetty ratalayout pelikuntoon kisaa edeltävinä viikkoina.
- tasoita, puhdista, korjaa heittopaikat
- Tarkista väyläopasteet ja vaihda tarvittaessa väliaikaiset
- Tarkista muut opasteet (next tee, etäisyystolpat jne)
- Siivoa väylät irtonaisista esteitä, kuolleista puista, roskista jne
- Varmista, että rakenteet ovat kunnossa ja turvallisia (portaat, sillat, penkit jne)
- Tarkista/merkitse radan hazardit, obt, mandot (myös mandolinjat) jne
- Tarkista muu kisa-alue, kuten lämmittelyalue.
Budjetti, osallistumimaksut, palkinnot
Kisan budjetin suunnittelussa tulee ottaa huomioon PDGA:n ja SFL:n säännöt ja vaatimukset sekä kisan taso ja luokat etenkin osallistumismaksun ja palkintojen osalta. Muista myös kilpailun tasosta riippuva sanktiointimaksu. Jos kisa kuuluu kiertueeseen, muista myös budjetoida mahdolliset kiertueen maksut. Suomen kisoista ei makseta PDGA:lle pelaajakohtaisia maksuja muissa kuin PDGA-liigoissa. SFL maksaa sanktiointimaksut PDGA:lle ja laskuttaa kisajärjestäjiä pari kertaa vuodessa.
Kilpailun budjettia ei tarvitse raportoida SFL:lle. Vain osallistumismaksut ja voitonjako tulee ilmoittaa kilpailuhakemuksessa.
Tässä lyhyt muistilista budjetoinnin tueksi.
Tulot
Kilpailun tulot voivat koostua esimerkiksi seuraavista:
- osallistumismaksut
- yritysyhteistyö
- mainostulot fyysisistä mainoksista kilpailualueella
- mainostulot mediatuotannosta
- fundraiser-tuotteiden myyntitulot ennen kilpailua
- myyntitulot kilpailutapahtumassa
- SFL:n avustus (SM-kisoissa)
- mahdolliset muut avustukset
- mahdolliset pääsymaksut yleisölle kilpailuun
PDGA International Guidessa määrätään eritasoisten kilpailujen osallistumismaksujen ja palkintojen tasoista.
Osallistumismaksut
PDGA suosittelee, että kaikki maat noudattaisivat mahdollisimman tarkasti tätä osallistumismaksutaulukkoa.
|
Tier |
MPO |
FPO |
muut pro-luokat |
amatöörit |
juniorit |
|
A-tier |
75-125 € |
75-125 € |
75-125 € |
40-80 € |
30-60 € |
|
B-tier |
40-80 € |
40-80 € |
40-80 € |
25-50 € |
20-40 € |
|
C-tier |
0-50 € |
0-50 € |
0-50 € |
0-40 € |
0-30 € |
- Erottelu brutto- ja nettomaksuista on poistettu, jotta vertailu on läpinäkyvää. Kaikkialla tulee olla käytössä sama järjestelmä.
- Jos kilpailu ei halua jakaa rahapalkintoja, tulee käytää amatööriluokkia
- PDGA-kilpailuissa pelaajille tulisi jakaa suositeltu osuus maksuista takaisin palkintoina. True Amateur -kilpailuissa tämä tarkoittaa kaikkia pelaajia.
- Mitä voidaan laskea amatöörien pelaajapakettiin (englanniksi): https://www.pdga.com/files/pdga_allowable_items_towards_player_pack_value.pdf
Menot
Kilpailun menot voivat koostua esimerkiksi seuraavista:
- fasiliteetit
- radan rakentaminen
- majoitus
- kisaorganisaation kulut
- palkat ja palkkiot
- pelaajapaketti
- myytyjen tuotteiden kulut (hankintahinta, toimitukset jne).
- oheistapahtumat
- painatuskulut
- viestinnän kulut
- rahapalkinnot
- muut palkinnot
- ruokahuolto
- logistiikka
- sanktiointimaksut
- viranomaisilmoituksiin ja -lupiin littyvät kulut
Palkintojen maksaminen amatööriluokissa
SFL rajoittaa amatöörien palkitsemista tämän ohjeen mukaan: https://frisbeegolfliitto.fi/palkinnot-ja-verotus
Luvat, vakuutukset, ilmoitukset
Kilpailunjohtajan tulee varmistaa radan ja muiden fasiliteettien käyttöluvat.
Esimerkiksi jos kilpailu on kunnan yleinen puisto/rata, ano luvat radan sulkemiseen kisan ajaksi muilta käyttäjiltä sekä myyntiluvat oheistuotteille ym. Tai jos kilpailu on Metsähallituksen/Puolustusvoimien jne. alueella, ano puollot varauksille.
Muut tarvittavat luvat riippuvat kunnan määräyksistä ja tapahtuman luonteesta. Osa luvista ja suunnitelmista on lakisääteisiä ja osa on suositeltavia. Lupiin ja suunnitelmiin kuuluvat esimerkiksi:
- tapahtumailmoitus
- pelastus- ja turvallisuussuunnitelma
- kriisiviestintäsuunnitelma
- musiikinkäyttölupa eli tapahtumalupa
- terveysviranomaisen lupa
- liikkumis- ja esteettömyyssuunnitelma
- ympäristö- ja jätehuoltosuunnitelma
- markkinointi- ja viestintäsuunnitelma
Lisätietoa SM-kisojen toimintakäsikirjassa:
Kisaorganisaatio
Suunnittele henkilötarve kilpailun mukaan ja mieti roolit valmiiksi hyvissä ajoin. Osallista seuran jäsenet, paikalliset pelaajat ja kaikki muut omat sidosryhmäsi, kuten urheiluseurat ja muut paikalliset toimijat.
Organisaatiokaaviota tai työnjakoa ei ole määritelty, vaan jokainen järjestäjä toteuttaa kilpailut parhaaksi katsomallaan tavalla.
Ainoa pakollinen pesti on kilpailunjohtaja, joka on vastuussa koko kilpailusta. Kilpailunjohtajan tulee olla täysi-ikäinen. SFL suosittelee projektipäällikköä joka kisaan, jotta kilpailunjohtaja voi keskittyä varsinaisen urheilutoiminnan järjestämiseen.
Muistathan, että A-tiereissä kilpailunjohtaja ei voi pelata. Ja alemmissakaan kilpailuissa TD ei voi tuomita oman luokkansa tapahtumia joten pelaava TD tarvitsee aina toisen TD:n kaverikseen.
SFL edellyttää kaikilta kilpailunjohtajilta SFL:n jäsenseuran jäsenyyttä ja virallisen toimitsijan testiä. SFL:n kilpailulisenssi ei ole pakollinen. SFL edellyttää myös, että jokainen kilpailunjohtaja sitoutuu liiton antidopingtyöhön sekä kilpailumanipuloinnin torjunnan työhön sekä syrjinnänvastaiseen työhön.
SM-kilpailuihin ja toureille organisaatiota on määritelty toimintakäsikirjoissa, muihin kisoihin voi tästä ottaa ajatuksia:
- Projektipäällikkö vastaa kilpailun yleisorganisoinnista ja koordinoi muuta kisaorganisaatiota.
- Kilpailunjohtaja vastaa kilpailun aikana urheilutoiminnasta ja siitä, että kilpailuissa noudatetaan frisbeegolfin virallisia sääntöjä.
Muita rooleja, joita kisakohtaisesti kannattaa ainakin miettiä.
- kisatoimisto
- talous
- tulospalvelu
- yhteistyö kunnan / maanomistajan kanssa
- seremoniat
- yleisön info
- tiedotus/mediayhteydet
- PR- ja yhteistyökumppanit, kutsuvieraat
- majoitus osallistujille
- ratahuolto
- lähettäjä / kuuluttaja
- vapaaehtoisten koordinointi
- järjestysmiesten koordinointi
- yleisönhallinnan koordinointi
- pysäköinnin ja liikenteenohjauksen koordinointi
- nimetty ensiapuvastaava tai ensiapujohtaja
- muu ensiapu ja turvallisuus
- IT- ja AV-tekniikka
- puhtaanapito (siisteys ja jätehuolto sekä hygienia)
Arvioi spottereiden, yleisönohjaajien, pysäköinnin ohjauksen ja muiden vapaaehtoisten toimitsijoiden tarve. Muista tehdä vapaaehtoisten rekrytointi ja koulutus hyvissä ajoin.
Majoituspalvelut
Ota yhteys paikallisiin hotelleihin ja muihin majoituspalveluihin, ota selvää onko majoitustilaa ja kysy saisitko pelaajille (ja henkilökunnalle) majoitustarjouksia. Ohjaa pelaajat kisamajoitukseen. Tiedota kaikista majoitusmahdollisuuksista, kuten leiritymispaikoista tai mahdollisuudesta majoittua asuntoautolla radalla, aina hyvissä ajoin ennen ilmoittautumisen alkamista.
Ruokapalvelut
Selvitä ja tiedota alueen ravintolat, pikaruokapaikat, ja muut ruokapalvelut ja tiedota hyvissä ajoin. Kysy tarjousta pelaajille ja järjestäjille. Hanki vapaaehtoisillesi talkooeväät ja mahdollisuuksien mukaan ilmaiset ateriat. Tiedota kaikki hyvissä ajoin.
Aikataulu
Sovita kisapäivän aikataulu vuodenajan ja pelaajamäärän mukaan. Pelataanko useammassa lohkossa? Montako kierrosta? Montako väylää? Muista varata aikaa mahdollisille ratkaisupeleille, palkintojenjaoille, pelaajakokouksille, ruokatauolle jne.
Mieti saatko sovitettua aikataulun niin, että se soveltuu sekä paikallisille, että pidemmältä tuleville. Yleensä tämä tarkoittaa sitä, että monipäiväisten kisojen ensimmäisenä päivänä aloitetaan vähän myöhemmin jos mahdollista, jotta paikalle voi saapua vähän kauempaakin ilman yöpymistä. Ja vastaavasti viimeisenä päivänä pyritään lopettamaan vähän aikaisemmin, jotta vähän pidemmällekin ehtii takaisin järkevään aikaan.
Kumppanuudet
Kilpailunjärjestäjä voi sopia yhteistyökumppanuuksista vapaasti kunhan kumppanuudet ja näkyvyydet noudattavat yleisiä PDGA:n ja SFL:n periaatteita.
PDGA:n periaatteet https://www.pdga.com/documents/sponsorship-advertising-policy
SFL:n mediapolitiikka SM-kisojen toimintakäsikirjan liitteenä: https://docs.google.com/document/d/1KEF3T-bDtzVcAvge-6bv-L7SSTeMihaVG5ZCk59NGhw/edit?usp=sharing
Kumppanit mahdollistavat kisan sujuvan toteuttamisen sekä taloudellisesti että teknisesti. Kumppanit voivat olla esimerkiksi tavaran- tai palveluntarjojajia tai rahallisia sponsoreita. Paikalliset yritykset tukevat urheiluseuroja monin tavoin, esimerkiksi suorin lahjoituksin tai alennetuin hinnoin tuotteista ja palveluista. Paikallisille yrityksille voit tarjota paitsi kisakohtaisia myös yleisitä kumppanuuksia seuran kanssa. Voit esimerkiksi yhdistää kilpailunäkyvyyteen työnhyvinvointipäivän vetämisen, puulaakikisan tai muita vastaavia seuran palveluita.
Myös frisbeegolfvälinevalmistajat osallistuvat usein kilpailuihin esimerkiksi lahjakortti- tai tuotepalkinnoin, jotka voi jakaa pelaajapaketeissa tai palkintoina. Välinevalmistajille voit tarjota esimerkiksi myyntipaikan tai väylä- ja nimisponsoroinnin.
PDGA:n vinkit sponsorihankintaan:
- Laadi malliviesti, jossa kerrot seurasta, kilpailusta, osallistujista jne. (esimerkiksi kilpailijamäärä, paljonko näistä paikallisia jne). Kerro, että kilpailu on kansallisen ja kansainvälisen liiton sanktioima.
- Kirjoita viesti suoraan yrityksen tai yhteisön päättäjälle. Erittele millaista tukea ole pyytämässä ja erityisesti mitä hyötyä tästä on tukijalle.
- Luokittele ja hinnoittele erilaiset sponsorointimahdollisuudet kisan ja mahdollisten tukijoiden mukaan. Tavallisimpia ovat nimisponsori, käsiohjelman/caddie bookin sponsori (tämä on erityisen hyvä paikka paikallisille sponsoreille), tuloskortin sponsori, väyläsponsorit. Kaikki voivat olla voimassa kisakohtaisesti tai koko kaudelle.
- Väyläkohtaiset tuet voivat olla kisakohtaisesti niinkin pieniä kuin 25-50 €, joka onnistuu useilta yrityksiltä helposti, mutta voivat yhteensä tuoda hyvänkin summan kisajärjestäjälle. (25×18 väylää = 450 €) ja näillä pääsee hyvin yhteyteen yritysten kanssa, mikä helpottaa jatkossa yhteistyötä.
- Älä pety, jos sponsoreita ei heti löydy. Yhteydenotot voivat kuitenkin poikia myöhemmin kiinnostusta.
- Pidä yhteystiedot tallessa ja muista ottaa yhteys yritykseen joka vuosi ja muista kiittää mukaan lähteneitä. Esimerkiksi henkilökohtaiset kiitoskortit tai muut muistamiset pitävät yhteydet kunnossa. Muista mainita millainen kisasta tuli ja miten tukija näkyi paikalla.
Pelaajapaketit ja muistopalkinnot
Pro-pelaajt eivät pääsääntöisesti kaipaa pelaajapaketteja, eikä niitä voi laskea proluokkien palkintopottiin. Arvokisoissa kuitenkin usein toteutetaan kisakiekko tai muu muisto. Amatööreille sen sijaan voi hyvin toteuttaa suuren/suurimman osan palkintopotista pelaajapaketin kautta tai pelata puhtaasti muistopalkinnoista (trophy only). PDGA ja SFL eivät suosittele nimikoituja pelaajapakettituotteita, koska peruutusten/pelaajavaihtojen myötä ne ovat usein vaikeita toteuttaa. Nämä kannattaa toteuttaa erillisellä tilauksella ilman palautusmahdollisuutta.
Muista tarkistaa kilpailun tason mukaiset palkintovaatimukset ja -rajoitukset.
Markkinointi
Media
- Ilmoita kisoista paikallismedioille
- Valtakunnalliselle medialle tiedotteita voi saada liikkeelle liiton kautta, toimita materiaali ajoissa sihteeri@frisbeegolfliitto.fi
- Pyydä tarvittaessa liitolta apuja
Tiedotteet
- Tiedota kisatapahtumasta muita radan käyttäjiä ilmoituksilla hyvissä ajoin
- Kisalle voi hakea yleisöä tiedottamalla suoraan kilpailuista mm. lähialueen kouluja ja liikunnanohjaajia
- Hyödynnä paikalliset kanavat kuten ilmoitustaulut, paikalliset tapahtumakalenterit jne
Luo mainoslehtisiä ja jaa niitä paikallisesti esimerkiksi markettien, kirjastojen, koulujen, liikuntapaikkojen, paikallisten ratojen ja seurojen kautta jne. Mainosta kisaa sosiaalisessa mediassa. Lähetä lehdistötiedotteet paikallisesti ja alueellisesti.
Aina jos mahdollista, nimeä tiedotusvastaava, joka on valmis vastaamaan mediatiedusteluihin.
Tiedota kisatapahtumasta ja radan varaamisesta muita radan käyttäjiä ilmoituksilla hyvissä ajoin. Kanavina esimerkiksi radan ilmoitustaulu, seuran kanavat, UDisc, FGR.fi, Metrix jne.
Välineet ja tarvikkeet
Hanki kaikki kisassa tarvittavat tarvikkeet ja välineet hyvissä ajoin. SFL:nltä on saatavissa fyysisiä materiaaleja kisanjärjestäjille: https://frisbeegolfliitto.fi/materiaaleja-ja-vinkkeja-seuroille/
- Kilpailunjohtaja-paita
- STAFF-paita
- vihreitä ja sinisiä SFL:n bannereita (koko 300x100cm)
- SFL:n logolla varustettuja kaulanauhoja ja geneerisiä TD-, STAFF- ja MEDIA-kaulapasseja, joissa on SFL:n logo
Tarkistuslista tärkeimmistä tarvikkeista:
Kisatoimiston rakenteet
- pöytä+tuoleja (esim taittopöytä)
- teltat
- puhelin + laturi
- läppäri + laturi
- tulostin
- Powerbank
- valkotauluja/ilmoitustauluja
Toimistotarvikkeet
- TD- ja STAFF-paidat
- Kaulapassit (TD, STAFF, MEDIA, ENSIAPU)
- tuloskortit (minigripejä sadekelille)
- palkinnot
- pelaajapaketit
- ratakarttoja pelaajille, huoltajille katsojille
- kyniä+tusseja
- paperia
- sakset
- teippi
- terotin
- nitoja
- kumilenkkejä
- äänitorvi
Vesi- ja jätehuolto ja terveys
- jätesäkkejä
- vesitonkkia
- wc-paperi
- ensiapupakkaus
- aurinkorasva
- hyönteismyrkkyä
Ratahuolto
- lapio
- harja
- saha
- puukko
- narua/köyttä
- nippusiteitä
- Työkalut (esim ruuvimeisseli, vasara, pihdit jne)
- rullamitta
Kioski/eväät
- käteiskassa/maksulaite
- myytävät
- hinnastot
- kupit, ruokailuvälineet
- termos
- roskapussit