SFL:n SM-kisojen toimintakäsikirja 2023

SISÄLLYS

1. Yleistä

2. Toimijat

2.1. Suomen frisbeegolfliitto 

2.2. Kilpailunjärjestäjä 

2.2.1. SFL:n jäsenseura 
2.2.2. Lisensoitu kilpailunjärjestäjä 

2.3. PDGA 

2.4. Yhteistyökumppanit 

2.4.1. Videointisopimukset 

2.5. DiscGolfMetrix 

3. Vuosikello

4. Kilpailun hakeminen

4.1. Oikeus kilpailun järjestämiseen 
4.2. Vaatimukset kilpailunjärjestäjälle 
4.3. SM-kilpailuhaku 
4.4. Valintaperusteet 
4.5. Kilpailukalenterin luominen 

5. Kilpailun valmistelu

5.1. Kisaorganisaatio 

5.1.1. Projektipäällikkö 
5.1.2. Kilpailunjohtajat ja viralliset toimitsijat 
5.1.3. Muu kisaorganisaatio 

5.2. Aikatauluttaminen 

5.3. Viranomaisluvat ja -suunnitelmat 

5.3.1. Tapahtumailmoitus 
5.3.2. Pelastus- ja turvallisuussuunnitelma 
5.3.3. Kriisiviestintäsuunnitelma 
5.3.4. Ympäristö- ja jätehuoltosuunnitelma 
5.3.5. Liikkumissuunnitelma, esteettömyys, pysäköinti 
5.3.6. Terveysviranomaisen luvat 
5.3.7. Musiikinkäyttölupa eli tapahtumalupa 
5.3.8. Markkinointi- ja viestintäsuunnitelma 

5.4. Vakuutukset 

5.4.1. Tuplaturva-vastuuvakuutus 

5.5. Talous 

5.5.1. Tulot 
5.5.2. Menot 

5.6. Tiedottaminen ja markkinointi 

5.6.1. SFL:n viestintäkanavat 
5.6.2. Kilpailunjärjestäjän viestintäkanavat 

5.7. Kilpailualueen fasiliteetit 

5.7.1. Majoituspalvelut 
5.7.2. Ruokahuolto ja ravintolapalvelut 
5.7.3. Logistiikka ja liikkuminen 
5.7.4. Opastus 
5.7.5. Seremoniat 
5.7.6. Oheistapahtumat 
5.7.7. Tuotteet 

5.8. Radan valmistelu 

5.9. Toimitsijoiden perehdytys ja aikataulutus 

6. Kilpailun järjestäminen

6.1. Kilpailu Metrixissä 

6.1.1. Tarvittavat sivut 
6.1.2. Info 
6.1.3. Luokat 
6.1.4. Rekisteröityminen 
6.1.5. Kierrokset 
6.1.6. Ilmoittautuminen 
6.1.7. Pelaajalista PDGA:lle 
6.1.8. Kierrokset ja ryhmät 

6.2. Kilpailut frisbeegolf-sm.fi -sivustolla

6.3. Tuloskirjanpito ja tulospalvelu 

6.4. Ratahuolto päivittäin 

6.5. Jätehuolto päivittäin 

6.6. Palkintojen maksaminen 

6.7. Loppuraportit 

6.7.1. PDGA-raportti 
6.7.2. Ympäristö- ja jätehuoltosuunnitelman toteuma 
6.7.3. Budjetin toteuma 

7. SM-kisojen vaatimusmäärittelyt

7.1. Spesifikaatiot 

7.1.1. Brändi: nimi ja logot 
7.1.2. Kilpailumuoto 
7.1.3. Luokat ja kiintiöt 
7.1.4. Osallistumismaksut ja palkinnot 

7.2. Kilpailuvaatimukset 

7.2.1. Luvat ja suunnitelmat 
7.2.2. Talous 
7.2.3. Liiton avustus 
7.2.4. Ratavaatimukset 
7.2.4.1. Tärkeimmät spesifikaatiot 
7.2.4.2. Harjoittelupäivät 
7.2.4.3. Väylävaatimukset 
7.2.4.4. Heittopaikat 
7.2.4.5. Opasteet ja merkinnät 
7.2.4.6. Korit 
7.2.4.7. Tuloskirjaus
                                                                                                                7.2.5. Fasiliteetit 
7.2.5.1. Kisakeskus 
7.2.5.2. Kisatoimisto
7.2.5.3. Paikoitusalueet 
7.2.5.4. Pelaajatilat 
7.2.5.5. Yleisöalueet 
7.2.5.6. Media-alue 
7.2.5.7. WC:t 
7.2.5.8. Lähtöpaikka 
7.2.5.9. Dopingtestaustilat 
7.2.5.10. Peseytymistilat 
7.2.5.11. Palvelut 
7.2.5.11.1. Ruokahuolto 
7.2.5.11.2. Ravintolapalvelut 
7.2.5.11.3. Majoituspalvelut 
7.2.5.11.4. Lepotilat 
7.2.6. Ilmoittautuminen 
7.2.6.1. Ilmoittautumisen vaiheet 
7.2.6.1.1. Frisbeegolfin SM 2023 
7.2.6.1.2. Frisbeegolfin SM 2023 – juniorit 
7.2.6.1.3. Frisbeegolfin SM 2023 – masterit 
7.2.6.1.4. Frisbeegolfin SM 2023 – amatöörit 
7.2.6.1.5. Parifrisbeegolfin SM 2023 
7.2.6.1.6. Sekaparifrisbeegolfin SM 2023 
7.2.6.1.7. Joukkuefrisbeegolfin SM 2023 
7.2.7. Seremoniat 
7.2.7.1. Avajaiset 
7.2.7.2. Pelaajakokous 
7.2.7.3. Palkintojenjako 
7.2.8. Palvelut 
7.2.9. Pelaajapaketti 

7.3. Osallistujien vaatimukset 

7.4. Kumppanuudet 

7.5. Media

7.5.1. Toimijat 
7.5.2. Akkreditointi 
7.5.3. Mediaoikeudet 
7.5.4. Videotuotanto ja valokuvaus 
7.5.5. Haastattelut 
7.5.6. SFL:n näkyvyys 
7.5.7. Tiedotus 
7.5.7.1. Kilpailun ohjelma 
7.5.7.2. Ratakartta 
7.5.7.3. Pelaajaopas 
7.5.7.4. Mediatiedotteet 
7.5.7.5. Verkkosivut 
7.5.7.6. Tulospalvelu 
7.5.7.7. Sosiaalinen media 

8. Liitteet

9. SFL:n SM-kisojen mediapolitiikka

9.1. Toimijat 

9.2. Käyttöoikeudet 

9.3. Median omistaja 

9.4. Median luokittelu

9.4.1. Tiedotuskäyttö 
9.4.1.1. Tiedotusmedian vastuut 
9.4.2. Henkilökohtainen käyttö 
9.4.3. Kaupallinen käyttö 

9.5. Kaupallisen mediatuotannon vastuut ja oikeudet 

9.5.1. SFL 
9.5.2. Kilpailunjärjestäjä 
9.5.3. Kaupallinen valokuvaaja 
9.5.4. Pelaajat 
9.5.5. Videotuotanto 

9.6. Videotuotannon vaatimusmäärittely 

9.6.1. Videointisopimukset 
9.6.2. Laatustandardit (minimivaatimukset) 
9.6.3. Esittely 
9.6.4. Tulostaulu 
9.6.5. SFL:n ja kilpailunjärjestäjän promomateriaali 
9.6.6. Materiaalin jakaminen 

9.7. SFL:n hyväksymät kaupalliset kuvaustiimit 

Liite 1: Sopimus SM-kilpailun järjestämisestä (2022 malli)

 

1. Yleistä

Tässä toimintakäsikirjassa kuvataan ja määritellään frisbeegolfin SM-kisojen rakenne, säännöt, vaatimusmäärittelyt, järjestämisprosessi sekä eri toimijoiden vastuut prosessissa.

Toimintakäsikirja toimii pohjana kilpailunjärjestäjän oman projektisuunnitelman laatimisessa, ja muistilistana projektin aikana.

Kilpailunjärjestäjä sitoutuu lukemaan ja noudattamaan tämän käsikirjan periaatteita. Toimintakäsikirjan määritelmät ovat ohjeita ja niistä voidaan tarvittaessa poiketa erikseen kilpailunjärjestäjän ja SFL:n kesken sovittaessa.

Toimintakäsikirjaa päivittää SFL:n toiminnanjohtaja ja hallitus yhdessä. SFL pidättää oikeuden muutoksiin.

2. Toimijat

2.1. Suomen frisbeegolfliitto

Suomen frisbeegolfliitto (SFL) omistaa kaikki frisbeegolfin SM-kilpailut. SFL myöntää SM-kilpailut kilpailunjärjestäjälle (SFL:n jäsenseura tai lisensoitu kilpailunjärjestäjä) vuosittain avattavan haun perusteella. SFL koordinoi SM-kisoja, sanktioi kilpailut PDGA:lle, laatii SM-kilpailujen säännöt ja vaatimusmäärittelyt, tiedottaa kilpailuista omissa kanavissaan, päättää kilpailujen mediaoikeuksista ja tukee kilpailuja rahallisesti.

2.2. Kilpailunjärjestäjä

2.2.1. SFL:n jäsenseura
SFL:n alaisten kilpailuiden järjestäminen on liiton jäsenseurojen ilmainen jäsenetu. Kaikki jäsenseurat yksin tai yhdessä voivat siis hakea SM-kisoja. Hakea voi myös yhdessä lisensoidun kilpailunjärjestäjän kanssa.

Kilpailunjärjestäjä allekirjoittaa SM-kisojen järjestäjän sopimuksen kilpailujen valinnan jälkeen. Liitteenä sopimusmalli.

2.2.2.Lisensoitu kilpailunjärjestäjä
Yritykset ja oikeustoimikelpoiset yhteisöt voivat järjestää SFL:n kilpailuja kilpailunjärjestäjän lisenssin lunastamalla.
Lisätietoja kilpailunjärjestäjän lisenssistä löydät hakulomakkeelta. Hakemukset pyydetään toimittamaan frisbeegolfliiton toiminnanjohtajalle (toiminnanjohtaja@frisbeegolfliitto.fi). Hakemusten hyväksymisestä vastaa SFL:n hallitus.

Myönnetyt lisenssit löydät SFL:n verkkosivuilta: https://frisbeegolfliitto.fi/kilpailun-haku-ja-jarjestaminen/

2.3. PDGA

Kaikki SFL:n SM-kisat sanktioidaan myös kansainvälisen kattojärjestön PDGA:n kautta. Sanktioinnin hoitaa SFL.

2.4. Yhteistyökumppanit

SFL pidättää oikeudet SM-kilpailujen pääyhteistyökumppanuuksiin. Mikäli SFL ei itse käytä oikeuksia, voidaan oikeudet luovuttaa SM-kisojen järjestelytoimikunnalle. Tällöin yhteistyökumppanit tulee hyväksyttää SFL:n hallituksella.

Muut mahdolliset kumppanit voi kilpailunjärjestäjä hankkia itsenäisesti. Kilpailunjärjestäjän yhteistyökumppanit ja heidän mainoksensa eivät saa olla ristiriidassa SFL:n pääyhteistyökumppanien, SFL:n kilpailusääntöjen tai Suomen urheilun eettisen keskuksen SUEKin periaatteiden kanssa.

2.4.1. Videointisopimukset
Videotuotannosta määrätään erikseen SFL:n mediapolitiikkaohjeessa.

2.5. DiscGolfMetrix

DiscGolfMetrix on SFL:n virallinen kilpailunhallintajärjestelmä. Kaikkien SM-kilpailujen ilmoittautuminen, kilpailunhallinta ja tulospalvelu pyöritetään Metrixissä.

https://discgolfmetrix.com/

3. Vuosikello

Vuosikellossa kuvataan SM-kilpailuihin liittyvien vaiheiden arvioidut ajankohdat.

Syyskuu: haku aukeaa SM-kisoille (2 vuotta ennen kilpailua, tai vuotta ennen, mikäli järjestäjää ei ole löytynyt jo 2 vuoden päähän)
Lokakuu: SFL:n hallitus tekee SM-kisojen valinnat
Marraskuu: Tulevan vuoden SM-kisojen päivämäärät julkaistaan (mahdollisuuksien mukaan myös MPO/FPO-SM-kisat 2 vuoden päähän)
Joulukuu: SM-kisasopimukset allekirjoitetaan
Tammikuu: SM-kisat sanktioidaan PDGA:n kalenteriin ja kilpailut luodaan Metrixiin ja kisojen verkkosivut avataan.
Kevät: Kilpailujen ohjelmat julkaistaan vähintään 2 kk ennen kilpailuja
Kesä: Ilmoittautuminen kilpailuun aukeaa viimeistään 1 kk ennen kilpailuja
Kesä-syksy: Kilpailujen järjestäminen
Syksy: kilpailunjärjestäjä toimittaa palautteen, budjetin toteuman ja muut raportit liitolle
Ympäri vuoden: vaatimusmäärittelyjen, luokkakiintiöiden ja sääntöjen päivitys

4. Kilpailun hakeminen

4.1. Oikeus kilpailun järjestämiseen

SFL:n alaisten kilpailuiden järjestäminen on liiton jäsenseurojen ilmainen jäsenetu. Yritykset ja oikeustoimikelpoiset yhteisöt voivat järjestää SFL:n kilpailuja kilpailunjärjestäjän lisenssin lunastamalla.

Lisätietoja kilpailunjärjestäjän lisenssistä löydät hakulomakkeelta. Hakemukset pyydetään toimittamaan frisbeegolfliiton toiminnanjohtajalle (toiminnanjohtaja@frisbeegolfliitto.fi). Hakemusten hyväksymisestä vastaa SFL:n hallitus. Myönnetyt lisenssit löydät SFL:n verkkosivuilta: https://frisbeegolfliitto.fi/kilpailun-haku-ja-jarjestaminen/

Kaikki jäsenseurat yksin tai yhdessä voivat siis hakea SM-kisoja. Hakea voi myös yhdessä lisensoidun kilpailunjärjestäjän kanssa. 

Kilpailunjärjestäjä allekirjoittaa SM-kisojen järjestäjän sopimuksen kilpailujen valinnan jälkeen. 

4.2. Vaatimukset kilpailunjärjestäjälle

Kilpailunjärjestäjä allekirjoittaa SM-kisojen järjestäjän sopimuksen kilpailujen valinnan jälkeen ja sitoutuu noudattamaan sopimusta, vaatimusmäärittelyjä sekä kaikkia PDGA:n sääntöjä ja tässä toimintakäsikirjassa esitettyjä periaatteita. 

Kaikkien SFL:n alaisten kilpailujen kilpailunjohtajilla sekä apulaiskilpailunjohtajilla on oltava hyväksytysti suoritettuna ja voimassa PDGA:n virallinen toimitsijakoe sekä voimassaoleva PDGA-jäsenyys ja SFL:n jäsenseuran jäsenyys.

Huom. TD:n ja nimetyn apu-TD:n toimitsijakoe sekä PDGA-jäsenyys tulee olla voimassa 1) ennen kuin kilpailu lisätään järjestelmiin (käytännössä kilpailua hakiessa) sekä 2) kilpailun aikana.

4.3. SM-kilpailuhaku

SM-kilpailut haetaan vuosittain erillisellä haulla. Kaikki SM-kisat haetaan kahden vuoden päähän tai jos järjestäjiä ei vielä ole varmistunut, seuraavalle kaudelle. Haku aukeaa vuosittain syksyllä. 

Hakija voi halutessaan ilmaista kiinnostuksensa useampien kilpailuiden järjestämiseen. 

Itse haku tehdään SFL:n SM-kisahakemuslomakkeella, joka löytyy SFL:n verkkosivuilta vuosittain. 

Hakemuksen tietoja voi täydentää sähköpostitse (sihteeri@frisbeegolfliitto.fi) niiltä osin, kuin tiedot eivät ole sisällytettävissä hakemukseen.

4.4. Valintaperusteet

Valinnat perustuvat hakemusten meriitteihin ja alueelliseen kattavuuteen. Valitsematta jääneille hakijoille voidaan tarjota toisia SM-kilpailuita tai SFL:n tour-kilpailuita mikäli niihin ei ole tullut hakemuksia. On myös mahdollista, että hakijalle tarjotaan seuraavan vuoden vastaavaa kilpailua. 

Kun kilpailunjärjestäjät on valittu, tiedotetaan kaikkia hakijoita ja varmistetaan vielä, että kaikille myönnetyille käy tarjottu kilpailu. Tämän jälkeen julkaistaan kilpailupaikat koordinoidusti SFL:n ja kilpailunjärjestäjien kanssa yhdessä. Kilpailunjärjestäjät voivat jo tätä ennen tiedottaa valinnasta sisäisesti omassa organisaatiossaan, mutta eivät vielä ulospäin.

4.5. Kilpailukalenterin luominen

Kalenterin hahmottelu aloitetaan sen jälkeen kun PDGA ja EDGF ovat julkaisseet omien suurkisojensa päivämäärät (MM-kisat ja muut majorit, EM-kisat, joukkue-MM-kisat, DGPT, ET, EPT). Tämä tapahtuu vuosittain yleensä lokakuun alkupuolella. Ensimmäiseksi kalenteriin valitaan MPO/FPO-SM-kilpailut ja sen jälkeen muut SM-kisat sekä protour. 

SFL laatii kilpailusuunnittelukalenterin tiedettyjen suurkisojen päivämääristä, minkä jälkeen yhdessä kisajärjestäjien kanssa kartoitetaan mahdolliset päivämäärät kilpailuille. Jos tässä vaiheessa aikataulutus estää jonkin jo valitun kisan järjestämisen, voidaan kipailunjärjestäjää vielä vaihtaa. 

Tavoitteena on julkaista SM-kisojen päivämäärät viimeistään joulukuun alussa. SFL julkaisee päivämäärät omissa kanavissaan ja frisbeegolf-sm.fi-sivustolla koordinoidusti kilpailunjärjestäjän kanssa. 

5. Kilpailun valmistelu

Kilpailunjärjestäjän kannattaa aloittaa kisaorganisaation kasaaminen heti kun kilpailut on myönnetty. 

5.1. Kisaorganisaatio

Kisaorganisaation nimeää järjestäjä. Organisaatiokaaviota tai työnjakoa ei ole määritelty, vaan jokainen järjestäjä toteuttaa kilpailut parhaaksi katsomallaan organisaatiorakenteella. Samalla henkilöllä ei tule kuitenkaan olla useita vastuutehtäviä. 

Tässä luvussa on kerrottu, mille vastuualueille tulee nimetä vastuuhenkilöt ja mitkä ovat vaaditut sertifioinnit ja dokumentit.

5.1.1. Projektipäällikkö

Projektipäällikkö on pakollinen vastuuhenkilö kaikissa SM-kilpailuissa vuodesta 2023 alkaen. 

Projektipäällikkö on kilpailunjärjestäjän virallinen ensisijainen yhteyshenkilö SFL:n suuntaan. Projektipäällikkö vastaa kilpailun yleisorganisoinnista ja koordinoi muuta kisaorganisaatiota. 

Projektipäällikkö on syytä päättää jo ennen kisojen hakemista, mutta viimeistään vuosi ennen kilpailua. 

Projektipäällikkö ei voi olla kilpailun TD.

5.1.2. Kilpailunjohtajat (TD:t) ja viralliset toimitsijat

Kilpailussa tulee olla vähintään yksi nimetty kilpailunjohtaja (TD) ja vähintään yksi apulaiskilpailunjohtaja, joita ei ole nimetty muihin vaadittuihin tehtäviin. 

Kilpailunjohtaja vastaa kilpailun aikana urheilutoiminnasta ja siitä, että kilpailuissa noudatetaan frisbeegolfin virallisia sääntöjä. Kaikilla kilpailunjohtajilla tulee olla SFL:n jäsenseuran jäsenyys ja PDGA:n toimitsijakoe voimassa.

Kilpailunjohtaja tulee nimetä jo hakemuksessa ja hänen tietojaan käytetään kilpailun sanktiointiin PDGA:lle.

Kilpailunjohtaja ei saa itse pelata kilpailussa. 

Vuoden 2023 PDGA:n sääntömuutosehdotuksissa on ehdotettu, että TD:n tulee olla vähintään 18-vuotias. Tätä ei ole vielä vahvistettu.

Viralliset toimitsijat

Kaikissa SM-kilpailuissa tulee olla vähintään kaksi nimettyä virallista toimitsijaa. Suositus on vähintään viisi. Kaikilla virallisilla toimitsijoilla tulee olla SFL:n jäsenseuran jäsenyys ja PDGA:n toimitsijakoe voimassa.

5.1.3. Muu kisaorganisaatio

Kaikilla näillä osa-alueilla tulee olla nimetty, projektipäällikön alaisuudessa toimiva vastuuhenkilö. Näitä tehtäviä voi myös yhdistää, mutta tätä ei suositella. 

  • kisatoimisto
  • talous
  • tulospalvelu
  • yhteistyö kunnan / maanomistajan kanssa
  • seremoniat
  • yleisön info
  • tiedotus/mediayhteydet
  • PR- ja yhteistyökumppanit, kutsuvieraat
  • majoitus osallistujille
  • ratahuolto
  • lähettäjä / kuuluttaja
  • vapaaehtoisten koordinointi
  • järjestysmiesten koordinointi
  • yleisönhallinnan koordinointi
  • pysäköinnin ja liikenteenohjauksen koordinointi
  • nimetty ensiapuvastaava tai ensiapujohtaja
  • muu ensiapu ja turvallisuus
  • IT- ja AV-tekniikka
  • puhtaanapito (siisteys ja jätehuolto sekä hygienia)

5.2. Aikatauluttaminen

Kilpailun valmistelun aikatauluttamiseen kannattaa käyttää vuosikelloa. Vuosikellossa tärkeitä kohtia ja esimerkkejä ajankohdista. 

Aikatauluttamista johtaa projektipäällikkö.

2 vuotta ennen kilpailua

  • Kilpailun hakeminen
  • Organisaation kartoittaminen
  • Projektipäällikön nimeäminen (viimeistään vuosi ennen kilpailua)

1 vuosi ennen kilpailua

  • Projektipäällikön nimeäminen
  • Ydinorganisaation kerääminen
  • Ratatyöryhmän kerääminen
  • Alustava budjetointi
  • Yhteistyökumppaneiden hakeminen
  • Majoitustilojen varaaminen

6 kk ennen kilpailua 

  • Kilpailu-alueen suunnittelu (sisältää ratalayoutin, yleisöalueet, media-alueet jne)
  • Kilpailun budjetointi ja budjetin toimittaminen liitolle
  • Lupien hankkiminen ja viranomaisyhteistyö
  • Vapaaehtoisten rekrytointi
  • Oheistapahtumien suunnittelu
  • Mahdollisen pelaajapaketin hankinta

3 kk ennen kilpailua

  • Ratakartan hyväksyttäminen liitolla
  • Jätehuoltosuunnitelman ja liikkumissuunnitelman laadinta ja toimittaminen liitolle
  • Pelaajaoppaan suunnittelu
  • Kilpailuinfojen laatiminen ja julkaisu (sisältäen SM-sivustolle pyydetyt tiedot)
  • Ilmoittautumisen avaaminen
  • Kisaviikon aikataulujen julkaisu (60 vrk ennen kilpailua)

1 kk ennen kilpailua

  • Kilparadan rakentaminen
  • Ratakartan julkaisu
  • Markkinointi- ja viestintäsuunnitelman toimittaminen SFL: n järjestösihteerille. 

1 vk ennen kilpailua

  • Pelaajakokouksen julkaisu mikäli sähköisenä
  • Karsintakilpailun järjestäminen
  • Rata valmis harjoitteluun
  • Kisan ennakkotiedotteen toimittaminen liitolle julkaisuun

Kilpailun aikana ja sen jälkeen

  • Mediatiedotteet päivittäin
  • Sosiaalinen media
  • Tulospalvelu
  • Suunnitelmien raportointi liitolle

5.3. Viranomaisluvat ja -suunnitelmat

Frisbeegolfin SM-kisojen kilpailunjärjestäjän tulee varmistaa, että tapahtumalla on kaikki tarvittavat luvat. 

Viranomaislupien hankintaa johtaa projektipäällikkö yhdessä ensiapu- ja turvallisuusvastaavan ja kunnan / maanomistajan yhteyshenkilön kanssa sekä pysäköinnin ja liikenteenohjauksen koordinoijan kanssa. 

Tietyt luvat riippuvat kunnan määräyksistä ja tapahtuman luonteesta. Osa luvista ja suunnitelmista on lakisääteisiä ja osa kuuluu SFL:n vaatimusmäärittelyyn. Lupiin ja suunnitelmiin kuuluvat esimerkiksi:

  • tapahtumailmoitus
  • pelastus- ja turvallisuussuunnitelma
  • kriisiviestintäsuunnitelma
  • musiikinkäyttölupa eli tapahtumalupa
  • terveysviranomaisen lupa
  • liikkumis- ja esteettömyyssuunnitelma
  • ympäristö- ja jätehuoltosuunnitelma
  • markkinointi- ja viestintäsuunnitelma

Luvat ja suunnitelmat on kuvattu tarkemmin alla.

5.3.1. Tapahtumailmoitus

Ohje yleisötilaisuuksien lupiin poliisin verkkosivuilla: https://poliisi.fi/yleisotilaisuudet

Pääsääntöisesti yleisötilaisuuksista pitää ilmoittaa kirjallisesti järjestämispaikan poliisille. On hyvä aina ottaa yhteyttä tilaisuuden järjestämispaikan poliisiin ja selvittää paikallinen kanta. 

Tee ilmoitus yleisötapahtumasta vähintään viisi vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista. Sellaisista tilaisuuksista, jotka edellyttävät esimerkiksi liikennejärjestelyjä, ilmoitus on tehtävä tätä aikaisemmin. Suurista tapahtumista ilmoitetaan jopa vuotta ennen tilaisuuden alkamista.

Poliisilla on oltava viisi vuorokautta ennen tilaisuutta käytettävissään täydelliset tilaisuutta koskevat tiedot. Näin poliisi voi arvioida, voidaanko asia käsitellä ilmoituksena. Jos yleisötilaisuutta koskien pitää antaa muita määräyksiä, asiassa tehdään päätös. 

Jos tilaisuuteen tarvitaan liikenteenohjaajia tai tilapäisiä järjestyksenvalvojia, tee ilmoitus vähintään kaksi viikkoa ennen tilaisuutta. Jos kyseessä on suuri tai monipäiväinen tapahtuma, ota yhteyttä järjestämispaikan poliisilaitokseen jo järjestelyjen alkuvaiheessa. Kun turvallisuuteen liittyvistä asioista voidaan keskustella hyvissä ajoin, vältytään yllätyksiltä puolin ja toisin.

Voit tehdä ilmoituksen yleisötilaisuudesta poliisin verkkoasioinnissa. Käsittelymaksu veloitetaan samalla. 

Jos saat poliisilta päätöksen, jossa annetaan tilaisuutta koskevia määräyksiä, on hinta eri kuin käsittelymaksu. Yli kaksi tuntia valmistelua vaativista yleisötilaisuuksista peritään maksu tuntiveloituksena.

Ilmoituksen tai sen liitteiden tulisi sisältää ainakin

  • järjestäjän, järjestäjän yhteyshenkilön ja vastuuhenkilöiden kattavat yhteystiedot myös tapahtuman aikana
  • selvitys tapahtuman tarkoituksesta, ohjelmasta ja esiintyjistä
  • järjestämispaikka ja sen omistajan tai haltijan suostumus
  • arvioitu yleisömäärä/päivä ja yleisömäärä kokonaisuudessaan (kaikki päivät yhteensä)
  • tapahtuman alkamisaika ja arvioitu päättymisaika
  • selvitys käytettävistä rakennelmista ja erityisistä välineistä (katsomot, esiintymisalueet, lava, teltta, katos, ramppi, rata, avotuli, pyrotekniikka, äänenvahvistimet jne.)
  • turvallisuus- ja pelastussuunnitelma, joka sisältää järjestyksenvalvontasuunnitelman ja järjestyksenvalvojat 
    • nimi, henkilötunnus ja järjestyksenvalvojakortin numero, jos henkilöllä on kortti
    • tilapäisiksi järjestyksenvalvojiksi hyväksyttävistä tehdään erillinen päätös, josta peritään maksu / hyväksyttävä henkilö. Maksu peritään myös niiden henkilöiden osalta, joita esitetään hyväksyttäväksi, mutta joita poliisi ei pidä sopivana toimimaan järjestyksenvalvontatehtävissä
  • tiedot mahdollisesta vastuuvakuutuksesta
  • tieto mahdollisesta alkoholin anniskelusta, avotulesta ja musiikin esittämisestä
  • suunnitelma liikennejärjestelyistä 
    • liikenteenohjaajiksi esitettävien henkilötiedot: nimi ja henkilötunnus
    • yleisötilaisuuden yhteyteen määrättäviltä tilapäisiltä liikenteenohjaajilta ei edellytetä erillistä koulutusta, mutta heillä on oltava tehtävän edellyttämä asiantuntemus. Tämä voidaan todeta esim. sillä, että henkilöllä on voimassa oleva ajokortti eikä hän ole ajokiellossa.

Poliisille tehtävän ilmoituksen lisäksi yleisötilaisuuksien turvallisuuteen liittyy monia muitakin asioita, joista pitää tehdä ilmoitus eri viranomaisille.

Tällaisia ovat esimerkiksi seuraavat asiat:

  • Meluilmoitus tehdään kaupungin / kunnan ympäristönsuojeluviranomaiselle pääsääntöisesti vähintään 30 vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista, jos yleisötilaisuus aiheuttaa melua tai tärinää, jonka voidaan olettaa olevan erityisen häiritsevää. 
  • Kadunkäyttölupaa haetaan kaupungilta / kunnalta työskenneltäessä kadulla tai muilla yleisillä alueilla. 
  • Tilaisuuden järjestäjän tulee tehdä kuluttajaturvallisuusilmoitus valvontaviranomaiselle, jos tilaisuus sisältää merkittävän riskin, mistä voisi aiheutua vaaraa jonkun turvallisuudelle. Tällainen voi olla esimerkiksi tilaisuudessa järjestettävä benji-hyppy.
  • Erilaisten tavaroiden ja aineiden myynti saattaa edellyttää lupaa. Esimerkiksi tupakkatuotteita voit myydä yleisötilaisuuksissa vain myyntipaikan sijaintikunnan myöntämällä vähittäismyyntiluvalla. Alkoholin anniskeluun tarvitset anniskeluluvan aluehallintovirastolta. Elintarvikkeiden myynnistä tai tarjoilusta pitää joissakin tapauksissa tehdä ilmoitus kaupungin / kunnan elintarvikeviranomaisille. Tämä ei koske esim. yksityishenkilöitä tai harraste- ja urheiluseuroja, kun kyse on vähäisistä määristä ja myyntiin tai tarjoiluun liittyvät riskit eivät ole elintarvikkeiden osalta korkeita eikä toiminta ole jatkuvaa.
  • Lisäksi järjestäjän on laadittava jätehuoltosuunnitelma, jos yleisötilaisuudesta kertyy paljon erilaista jätettä.
  • Järjestäjän tulee ilmoittaa saniteettitiloista kaupungin / kunnan terveydensuojeluviranomaisille.

Lähde: poliisi.fi. (luettu elokuussa 2022. Kilpailunjärjestäjän tulee tarkistaa ajantasaiset ohjeet kilpailun aikana).

5.3.2. Pelastus- ja turvallisuussuunnitelma

Kilpailunjärjestäjän tulee laatia tapahtumalle pelastus- ja turvallisuussuunnitelma sen mukaisesti kuin valtioneuvoston asetus pelastustoimesta (787/2003) määrittelee. 

9 § Velvollisuus laatia pelastussuunnitelma

Pelastuslain 9 §:n 3 momentissa tarkoitettu pelastussuunnitelma on laadittava:

9) liiketoiminnan harjoittajan tai muun yhteisön järjestämään tapahtumaan, jossa henkilö- ja paloturvallisuudelle tai ympäristölle aiheutuvan vaaran taikka mahdollisen onnettomuuden aiheuttamien vahinkojen voidaan arvioida olevan vakavat tapahtumaan osallistuvien ihmisten suuren määrän tai muun erityisen syyn vuoksi.

Pelastus- ja turvallisuussuunnitelman tarkoituksena on antaa perusteet tapahtuman omaehtoiseen ja lakisääteiseen turvallisuustoimintaan. Tavoitteena on luoda edellytykset vaaratilanteiden ennaltaehkäisyyn ja tarvittaessa oikeaoppiseen toimintaan vaara- tai onnettomuustilanteen sattuessa sekä jälkivahinkojen ehkäisyssä.

Frisbeegolfkilpailut ovat pääsääntöisesti rauhallisia ja turvallisia tapahtumia eikä tapahtumien kävijäkunta kuulu pääsääntöisesti yleisiin riskiryhmiin, eikä tapahtumissa ole käytössä vaarallisia koneita tai aineita. Siitä huolimatta kilpailunjärjestäjän tulee varautua kaikkiin mahdollisuuksiin. Todennäköisiä riskejä tapahtumassa ovat loukkaantumiset, ukkonen tai muut sään ääriolosuhteet, väliaikaisten rakennelmien ongelmat sekä maastopalot kesäaikana. Ensiarvoisen tärkeää on varmistaa hälytysajoneuvojen pääsy paikalle ja ensihoitajien pääsy kaikkiin paikkoihin radalla. 

Tapahtumalle on hyvä muodostaa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa oma turvallisuusryhmä, johon kutsutaan mukaan paikallisen pelastuslaitoksen ja poliisin edustaja. Näin viranomaiset ovat alusta alkaen mukana tapahtumaturvallisuuden rakentamisessa ja kykenevät ajoissa tuomaan esiin näkemyksensä siitä, mitä järjestäjän on otettava huomioon.

Tapahtumaturvallisuuden ei tule perustua yksittäisten ihmisten toimintaan, vaan tapahtumaturvallisuuden tulee olla kaikkien tapahtumaan osallistuvien vastuulla. Eri osallistujaryhmille (staff, kilpailijat, caddiet jne.) onkin hyvä laatia yksinkertaiset ohjeet tapahtumaturvallisuudesta.

Poliisin ohjeet pelastus- ja turvallisuussuunnitelman laatimiseen:

Tilaisuuden järjestämiseen liittyvistä asioista voit aina keskustella tarkemmin paikallisten poliisi- ja pelastusviranomaisten kanssa. Keskusteleminen on suorastaan välttämätöntä, kun olet järjestämässä suurta tapahtumaa. 

Tilaisuuden järjestäjänä vastaat järjestyksen säilymisestä ja yleisön turvallisuudesta tilaisuutesi aikana. Kun ilmoitat poliisille yleisötilaisuudesta, sinun on esitettävä tätä koskeva turvallisuussuunnitelma.

Sinun on tehtävä tapahtumaa koskeva pelastussuunnitelma, jos seuraavat kriteerit täyttyvät: 

  • Tapahtumassa arvioidaan olevan läsnä samanaikaisesti vähintään 200 henkilöä (jos yleisönä on erityisryhmä; pienet lapset, vanhukset, liikuntarajoitteiset ym. yli 100 henkilöä).
  • Tapahtumassa käytetään avotulta, ilotulitteita tai muita pyroteknisiä tuotteita taikka erikoistehosteina palo- ja räjähdysvaarallisia kemikaaleja.
  • Tapahtuma järjestetään sisätilassa, jota ei ole suunniteltu yleisötapahtumiin ja yleisömäärä on yli 100 henkilöä.
  • Tapahtumassa on käytössä tilapäismajoitus, kuten koulumajoitus. 
  • Tapahtuman poistumisjärjestelyt poikkeavat tavanomaisesta.
  • Tapahtuman luonne aiheuttaa erityistä vaaraa ihmisille.
  • Pelastussuunnitelma on toimitettava viimeistään 14 vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista hyväksyttäväksi alueen pelastusviranomaiselle. Aikaraja on ehdoton. Poliisi edellyttää hyväksytyn pelastussuunnitelman liittämistä yleisötilaisuusilmoitukseen. 

Esitä turvallisuus- ja pelastussuunnitelmassa seuraavat tiedot:

  • tapahtuman kuvaus: luonne, järjestäjät, kohderyhmä, ajat, osallistujien määrä (aina)
  • tapahtuma-alueen kartta, johon on merkitty anniskelualueet ja muut turvallisuuden kannalta tärkeät kohteet (tarvittaessa)
  • turvallisuudesta vastaavat henkilöt ja varahenkilöt yhteystietoineen tapahtuman aikana (aina, ellei sama kuin järjestäjä)
  • riskien arviointi
  • järjestämispaikan kannalta olennaiset onnettomuuksia ennaltaehkäisevät toimet, joissa otetaan huomioon mm.: 
  • poistumistiet (esteettömyys, riittävyys, havaittavuus)
  • alkusammutuskalusto (soveltuvuus, määrä, sijoittelu, havaittavuus)
  • Pelastuslaitoksen toimintaedellytykset (riittävät pelastustiet, opastus)
  • rakenteet, sisusteet ja somisteet (sijoittelu, kestävyys, palamattomuus tai palosuojakäsitelty materiaali)
  • vaaralliset aineet, niiden säilyttäminen ja sijoittelu (nestekaasu, polttoaineet, avotuli, pyrotekniikka)
  • toimintaohjeet onnettomuus- ja vaaratilanteissa
  • vakuutukset
  • jos tilaisuudessa on järjestyksenvalvontaa, järjestyksenvalvontasuunnitelma, jossa on otettava huomioon mm.: 
    • järjestyksenvalvonnasta vastaavat yhteystietoineen
    • järjestyksenvalvojien lukumäärä, sijoittuminen ja tehtävät
    • viestijärjestelmä
  • jos tilaisuus edellyttää erityisiä liikennejärjestelyjä, liikennesuunnitelma, jossa huomioitava mm. seuraavat tekijät:
    • liikennejärjestelyt
    • tarve katujen sulkemiseen liikenteeltä ja tätä varten tarvittava tienomistajan lupa
    • liikenteenohjaus sekä liikenteen ohjaajat ja heidän tehtävänsä
    • Pysäköintijärjestelyt

Helsingin kaupungin ensiapuohjeet:
Alla esitetyt ensiapuvalmiuden minimivaatimukset on jaoteltu tapahtuman koon mukaan. Minimivaatimusten riittävyys arvioidaan alueen pelastusviranomaisen sekä alueen ensihoidon vastuulääkärin toimesta tapauskohtaisesti tapahtuman luonteen mukaan.

200–2 000 henkilön tapahtumissa tulee olla nimetty ensiapuvastaava, joka on suorittanut vähintään EA 1 -kurssin tai vastaavan. Muun ensiapuhenkilöstön tulee omata riittävät ensiaputaidot. 200–2 000 henkilön tapahtumiin ei tarvitse laatia erillistä ensiapusuunnitelmaa vaan ensiapuvalmius kuvataan tapahtuman pelastussuunnitelmassa.

Yli 2 000–10 000 henkilön tapahtumissa tulee olla nimetty ensiapujohtaja, joka on suorittanut vähintään EA 1 ja 2 kurssit tai vastaavat. Ensiapujohtajalla tulee olla kokemusta ensiaputoiminnasta tapahtumissa. Muun ensiapuhenkilöstön tulee omata riittävät ensiaputaidot, ja heillä tulee olla kokemusta ensiaputoiminnasta tapahtumissa. Yli 2 000–10 000 henkilön tapahtuman ensiavun järjestämisestä tulee tehdä kirjallinen ensiapusuunnitelma, joka liitetään osaksi pelastussuunnitelmaa.

Yli 10 000 henkilön tapahtumissa ensiapuorganisaatiolla tulee olla nimetty ensiapujohtaja, joka on suorittanut vähintään EA 1, 2 ja 3 kurssit tai vastaavat TAI vaihtoehtoisesti on suorittanut vähintään EA 1 ja 2 kurssit tai vastaavat sekä soveltuvan terveydenhuollon tai pelastustoimen koulutuksen. Ensiapuorganisaation johtajalla tulee olla suurten tapahtumien ensiaputoiminnan johtamisesta kokemusta. Muun ensiapuhenkilöstön tulee omata riittävät ensiaputaidot (pääsääntöisesti EA 1 ja 2 kurssit tai vastaavat) ja heillä tulee olla kokemusta ensiaputoiminnasta tapahtumissa. Yli 10 000 henkilön tapahtumissa ensiavun järjestämisestä kokonaisuudessaan tulee neuvotella alueen pelastusviranomaisen ja heidän kautta alueen ensihoidon vastuulääkärin kanssa, jotta yhteistyö tapahtuman ensiapuorganisaation, pelastustoimen ja ensihoidon välillä olisi saumatonta. Yli 10 000 henkilön tapahtumien ensiavun järjestämisestä tulee tehdä kirjallinen ensiapusuunnitelma, joka liitetään osaksi pelastussuunnitelmaa. Lisäksi tapahtuman jälkeen ensiapuorganisaation johtajan on toimitettava lyhyt kirjallinen toimintaraportti ensihoidon vastuulääkärille erillisen ohjeen mukaan.

5.3.3. Kriisiviestintäsuunnitelma

Kilpailunjärjestäjän kannattaa laatia kriisiviestintäsuunnitelma mahdollisten kriisien varalta. Pohjana ja tukena voi käyttää SFL:n kriisiviestintäohjetta soveltuvin osin. https://frisbeegolfliitto.fi/wp-content/uploads/2022/01/SFL_n-sivuille-viety_Suomen-frisbeegolfliiton-kriisiviestint%C3%A4suunnitelma.pdf

5.3.4. Ympäristö- ja jätehuoltosuunnitelma

Kilpailunjärjestäjän tulee tehdä ympäristö- ja jätehuoltosuunnitelma SFL:n mallin mukaisesti ja toimittaa se SFL:lle tilastointia varten. 

Ympäristö- ja jätehuoltosuunnitelman pohja: https://docs.google.com/document/d/1hsL2Ej2WWbdHPnAZOR3wLdZvV2mqolaz1012Pwb3l6k/edit?usp=sharing

Tarkista omasta kunnastasi, mikäli tarvitset tietoja, joita suunnitelman pohjassa ei ole.

5.3.5. Liikkumissuunnitelma, esteettömyys ja pysäköinti

Kilpailunjärjestäjän tulee laatia liikkumissuunnitelma, jossa kuvataan hälytysajoneuvojen, pelaajien, staffin ja katsojien saapuminen kilpailupaikalle, liikenteenohjaus, pysäköinti sekä liikkuminen kilpailualueella. Suunnitelma tulee toimittaa toiminnanjohtajalle. 

Suunnitelmassa tulee suosia liikkumista julkisella liikenteellä, pyörällä tai jalkaisin ja kaikissa järjestelyissä tulee ottaa huomioon mahdollisuuksien mukaan esteetön osallistuminen. 

SFL suosittelee aina julkisia ja kevyttä liikennettä. 

Suunnitelman tulee kattaa vähintään seuraavat kohdat:

  • Saapumisohjeet kevyelle liikenteelle
  • Saapumisohjeet julkisella liikenteellä
  • Saapumisohjeet autolla
  • Paikoitusalueet pelaajille
  • Paikoitusalueet kisaorganisaatiolle
  • Paikoitusalueet yleisölle
  • Paikoitusalueet medialle ja kutsuvieraille
  • Osallistujien liikkuminen alueella
  • Median liikkuminen alueella
  • Yleisön liikkuminen alueella
  • Liikenteenohjaus
  • Kuljetukset kisahotellille
  • Kuljetukset kauempana oleville paikoitusalueille
  • Kuljetukset rautatie-, linja-auto-, lentoasemalle
  • Kuljetukset oheistapahtumaan

5.3.6. Terveysviranomaisen luvat

Mikäli terveystilanne rajoittaa yleisötapahtumia, tulee kilpailunjärjestäjän hakea tarvittavat luvat paikalliselta terveysviranomaiselta, tai järjestää kilpailu ilman yleisöä. 

SM-kilpailut ovat yleisötapahtumia, mikäli niihin otetaan yleisöä. Tällöin niitä koskevat AVI:n yleisötapahtumia koskevat ohjeet ja rajoitukset. Jos SM-kilpailuun ei oteta yleisöä, se ei  AVI:n määritelmän mukaan ole yleisötilaisuus.

Lainaus AVI:lta littyen virallisiin kilpailuihin: ”Yleisötilaisuuksia eivät ole lajiliittojen alaiset viralliset ottelut ja kilpailut, joihin osallistuminen edellyttää lähtökohtaisesti urheilijalisenssiä. Edellytyksenä on myös, ettei paikalla ole yleisöä.”

5.3.7. Musiikinkäyttölupa eli tapahtumalupa

Musiikin käyttölupa tarvitaan lähtökohtaisesti aina, kun tekijänoikeuden suojaamaa musiikkia esitetään julkisesti tapahtumassa tai jossain mediakanavassa tai kun siitä valmistetaan teoskappaleita (tallentaminen). 

Lähde: https://www.teosto.fi/musiikin-kayttoluvat/

SFL on liittynyt Olympiakomitean kautta musiikin julkisen esittämisen sopimuksen piiriin, joten SFL:n kilpailuihin ei tarvita erillistä musiikinkäyttölupaa. 

  • Teosto-sopimuksen numero on 70014878
  • Gramex-sopimuksen numero on LII040

Lisätietoa:

https://www.olympiakomitea.fi/olympiakomitea/jasenpalvelut/edut-sopimukset-liitoille-seuroille/musiikin-julkinen-esittaminen/

Sopimukset antavat liitoille ja seuroille oikeuden käyttää musiikkia järjestämässään:

  • liikunta-ja urheilutoiminnassa, esimerkiksi kilpailuissa, harjoituksissa, kilpailu-ja harjoitusalueella sekä liikunta-ja urheilutapahtumissa
  • pienimuotoisissa oheistapahtumissa, esimerkiksi myyjäisissä, juhlissa ja illanvietoissa, näytöksissä sekä leiritilaisuuksissa

Sopimukset edellyttävät, että on kyse:

  • yhteensä alle 15 000 hengen liikunta- ja urheilutapahtumasta
  • yhteensä alle 200 hengen oheistapahtumasta
  • liiton, seuran tai joukkueen järjestämästä tapahtumasta, toiminnasta tai tilaisuudesta

Huom. Sopimukset eivät kata kaikkea musiikin esittämistä, esimerkiksi elinkeinotoimintaa, ammattimaisia esiintyjiä, musiikin verkkokäyttöä, suoratoistopalveluita (esim. Spotify) eikä huvitilaisuuksia.

Striimaus urheilujärjestöjen sopimuksella ei ole mahdollinen. Teostolla ja Gramexilla on omat, toisistaan eroavat ohjeistukset striimaukseen. Tarkista aina ajankohtainen tilanne Teoston sivuilta. Lue Teoston ohje täältä. Gramexin sivuilla on oma ohjeistus. Lue lisää Gramexin sivuilta. 

Olympiakomitean Help Desk antaa lisätietoja musiikkisopimuksista. Ota yhteyttä Help Deskiin (lomake).

5.3.8. Markkinointi- ja viestintäsuunnitelma

Markkinointi- ja viestintäsuunnitelmassa kuvataan tarvittavat tehtävät ja vastuulliset henkilöt. Suunnitelman tulee noudattaa tässä dokumentissa kuvattuja viestintään ja tiedottamiseen liittyviä vaatimusmäärittelyjä. Suunnitelma tulee toimittaa SFL: n järjestösihteerille.

5.4. Vakuutukset

Kaikki SFL:n kilpailut on vakuutettu Tuplaturva-vakuutuksella, joka kattaa kolmansille osapuolille tapahtuvat vahingot sekä vapaaehtoistyöntekijöiden tapaturmat. 

Kilpailunjärjestäjän voi olla tapauskohtaisesti syytä hankkia myös muita vakuutuksia.

5.4.1. Tuplaturva-vastuuvakuutus

Kaikki SFL:n kilpailut on vakuutettu Tuplaturva-vakuutuksella. Tuplaturva sisältää liikunnan toiminnanvastuuvakuutuksen sekä vapaaehtoistyön tapaturmavakuutuksen. Vakuutettuina ovat mukaan liittyneet lajiliitot ja niiden piirit, alueet ja jäsenseurat.

Vapaaehtoistyöntekijöiden tapaturmavakuutus

Tapaturmavakuutus korvaa liittojen, liittojen piirien tai alueiden tai urheiluseurojen toimeksiannosta vapaaehtoistyötä tekeville sattuvia tapaturmia. Vakuutetun omavastuu hoitoturvan osalta on 100 euroa.

  • Vapaaehtoistyöntekijän ei tarvitse olla seuran jäsen, vakuutus on silti voimassa.
  • Tapaturma voi sattua esimerkiksi talkoissa, valmennus-, koulutustapahtumissa, kilpailujen järjestelytehtävissä.
  • Myös matkalla vapaaehtoistyöhön sattuneet tapaturmat kuuluvat vakuutuksen piiriin.
  • Vakuutuksesta ei korvata tapaturmaa, jos se on sattunut kilpaurheilussa tai sen harjoittelussa.

Toiminnanvastuuvakuutus

Toiminnanvastuuvakuutus korvaa liiton tai seuran kolmannelle osapuolelle aiheuttamat henkilö- ja esinevahingot, joista vakuutettu on korvausvastuussa. Huom. Toiminnan vastuuvakuutus ei ole korvauspiiriltään yhtä laaja kuin vakuutetun lain mukainen korvausvelvollisuus. Tutustu vakuutusehtoihin.

  • Vakuutus korvaa niin työsuhteisen kuin vakuutetun toimeksiannosta vapaaehtoistyötä tekevän aiheuttamat vahingot.
  • Vakuutus kattaa myös järjestäjän vastuun esimerkiksi leireillä ja kilpailuissa.
  • Vakuutus ei esimerkiksi korvaa vakuutetun hallussa, lainassa, vuokralla tai muuten vakuutetun hyödykseen käytettävänä olevalle omaisuudelle aiheutettuja vahinkoja.
  • Vakuutusyhtiö selvittää korvausvelvollisuuden ja vahingon määrän sekä neuvottelee korvauksen vaatijan kanssa.
  • Vakuutetun omavastuu on 600 euroa.

Lähde: Olympiakomitea

Lisätietoja Tuplaturva-vakuutuksesta Olympiakomitean sivuilla.

5.5. Talous

Tapahtuman taloudesta vastaa kilpailunjärjestäjä. Budjetoinnista vastaa talousvastaava yhdessä projektipäällikön kanssa. 

Kilpailunjärjestäjän on toimitettava kisabudjetti 6 kk ennen kilpailua ja sen toteuma SFL:n toiminnanjohtajalle kisavuoden loppuun mennessä. Tämä helpottaa seuraavien vuosien kilpailunjärjestäjien perehdyttämistä. 

Budjetit 2022 

  • Joukkuefrisbeegolf ~2000 €
  • Sekaparifrisbeegolf ~5000 € (toteutunut budjetti saatavilla järjestäjälle malliksi)
  • Amatöörit ~6000 €

5.5.1. Tulot

SM-kilpailun tulot voivat koostua esimerkiksi seuraavista:

  • osallistumismaksut
  • yritysyhteistyö
    • mainostulot fyysisistä mainoksista kilpailualueella
    • mainostulot videotuotannosta
  • fundraiser-tuotteiden myyntitulot ennen kilpailua
  • myyntitulot kilpailutapahtumassa
  • SFL:n avustus
  • mahdolliset muut avustukset
  • mahdolliset pääsymaksut yleisölle kilpailuun

Osallistumismaksuista, SFL:n avustuksesta ja yritysyhteistyöstä määrätään vaatimusmäärittelyssä ja sopimuksessa.

5.5.2. Menot

SM-kilpailun menot voivat koostua esimerkiksi seuraavista:

  • fasiliteetit
  • radan rakentaminen
  • majoitus
  • kisaorganisaation kulut
  • palkat ja palkkiot
  • pelaajapaketti
  • myytyjen tuotteiden kulut (hankintahinta, toimitukset jne).
  • oheistapahtumat
  • painatuskulut
  • viestinnän kulut
  • rahapalkinnot (SFL maksaa SM-kilpailujen muistopalkinnot)
  • ruokahuolto
  • logistiikka
  • sanktiointimaksut
  • viranomaisilmoituksiin ja -lupiin littyvät kulut

Rahapalkinnoista, sanktiointimaksuista ja pelaajapaketista määrätään myöhemmin tässä asiakirjassa. 

5.6. Tiedottaminen ja markkinointi

Tiedotusta ja markkinointia tehdään kilpailunjärjestäjän ja SFL:n yhteistyöllä. Kisaorganisaatiossa tiedotuksesta vastaa tiedotus- ja mediavastaava, joka on kisajärjestäjän yhteyshenkilö SFL:ään. SFL:n yhteyshenkilö on järjestösihteeri sihteeri@frisbeegolfliitto.fi

Tärkeimmät kohderyhmät ovat:

  • yleisö
  • media
  • ilmoittautuneet kilpailijat

Viestintä koostuu kilpailun ennakkotiedottamisesta, kisapäivien uutisoinnista, still-kuvista ja mediatiedotteista, live- ja jälkivideotuotannosta sekä somepäivityksistä useilla alustoilla. Lähtökohtaisesti sekä SFL että kilpailunjärjestäjä käyttävät alla kuvattuja julkaisukanavia ja näillä julkaistua materiaalia voi jakaa myös muissa kanavissa. Kilpailunjärjestäjä ei voi käyttää mitään omaa kanavaansa ainoana julkaisukanavana millekään kisaan liittyvälle oleelliselle tiedolle. 

Kaikista kanavista määrätään tarkemmin myöhemmin tässä asiakirjassa vaatimusmäärittelyssä.

5.6.1. SFL:n viestintäkanavat

  • Yleisölle:
  • Medialle:
    • tiedotteet: ePress ja verkkosivut

5.6.2. Kilpailunjärjestäjän viestintäkanavat

Kilpailunjärjestäjä saa kanavat käyttöön SFL:n määrittelemällä tavalla ja on niiden päävastuullinen kilpailuun liittyen. Myös SFL käyttää tarvittaessa kaikkia kanavia. 

Kilpailunjärjestäjän vastuulla on tuottaa ja julkaista

  • kilpailun ohjelma
  • ratakartta
  • pelaajaopas
  • kilpailun yhteystiedot 
  • ilmoittautumisohjeet ja linkki ilmoittautumiseen
  • ohjeet yleisölle
  • Sopimuksen mukaan mediatiedotteet, julkaistaan liiton puolesta.”
  • tulokset
  • sisältöä sosiaaliseen mediaan
  • alustavat lähtöajat parhaille pelaajille/luokkien kärjelle.

5.7. Kilpailualueen fasiliteetit

Kilpailunjärjestäjä varmistaa, että kilpailupaikalla on seuraavat fasiliteetit. Tarkat vaatimukset löytyvät vaatimusmäärittelystä. Kisafasiliteeteista vastaa projektipäällikkö yhdessä kunkin alueen vastaavan kanssa. 

Fasiliteetteihin liittyvät tarkat vaatimukset löytyvät tämän dokumentin vaatimusmäärittelystä. 

  • kisatoimisto
  • paikoitusalueet
  • pelaajatilat
  • yleisöalueet
  • media-alue
  • WC:t
  • lähtöpaikka
  • dopingtestaustilat
  • palvelut (myös kilpailualueen ulkopuolella)
    • ruokahuolto
    • ravintolapalvelut
    • lepotilat
    • majoituspalvelut
    • peseytymistilat

5.7.1. Tarvikkeet

SFL:ltä on saatavissa seuroille TD- ja STAFF-paitoja, sekä TD-,STAFF-,MEDIA- ja ENSIAPU -kaulapasseja kaulanauhoineen sekä liiton banderolleja. Näistä voi tiedustella järjestösihteeriltä sihteeri@frisbeegolfliitto.fi

5.7.2. Majoituspalvelut

Kilpailuun odotetaan 100-150 majoittuvaa osallistujaa. Kilpailunjärjestäjä itse arvioi kutsuvieraiden ja yleisön mahdollisen majoitustarpeen. 

Kilpailunjärjestäjän tulee järjrstää majoituspalveluita saataville osallistujille (järjestävä organisaatio, kilpailijat, huoltajat), mahdollisille kutsuvieraille, halutessaan myös yleisölle. Kilpailunjärjestäjä voi tarjota kisahotellitarjouksen, hankkia tarjouksia alueen hotelleista ja muista majoituspalveluista tai vähintään selvittää ja listata parhaat vaihtoehdot. 

Ideaalisti majoitusta on tarjolla niin lähellä kilpailupaikkaa, että pelaajat voivat siirtyä radalle kävellen. Mikäli majoitus on kauempana, tulee mahdollisuuksien mukaan tarjota kuljetuksia radalle (shuttle-palvelu) ja selvittää julkisen liikenteen tarjonta majoituksesta radalle.

5.7.3. Ruokahuolto ja ravintolapalvelut

Kilpailunjärjestäjä vastaa kisaorganisaation ruokahuollosta haluamallaan tavalla. 

Ruokapalveluissa tulee ottaa huomioon urheilijan ruokavalio, erikoisruokavaliot sekä kestävyys ja ympäristöystävällisyys. Kilpailunjärjestäjällä on velvollisuus selvittää viranomaislupien tarpeellisuus ruokahuoltoa järjestäessään – esimerkiksi hyginiapassit.

Pelaajille, medialle ja yleisölle voi tarjota ruokahuoltoa, mutta sitä ei edellytetä. Suositellaan vähintään tiedottamaan ravintolakumppaneista ja mahdollisista alennuksista. 

5.7.4. Logistiikka ja liikkuminen

SFL suosittelee aina julkisia ja kevyttä liikennettä. Kilpailunjärjestäjän tulee laatia liikkumissuunnitelma, jossa kuvataan hälytysajoneuvojen, pelaajien, staffin ja katsojien saapuminen kilpailupaikalle, liikenteenohjaus, pysäköinti sekä liikkuminen kilpailualueella. 

Pelajille tulee varata oma pysäköintialue tai oma alue isommalta pysäköintialueelta. Jos pelaajien pysäköintialueelta on matkaa yli kilometri, tulee järjestää joukkokuljetuksia kilpailualueelle. Suositeltavaa on järjestää kuljetuksia myös kisahotellista tai muusta virallisesta majoituksesta sekä rautatie- tai linja-autoasemalta kilpailualueelle vähintään ensimmäisenä ja viimeisenä kilpailupäivänä. Järjestäjän tehtävä on myös taata kilpailijoille aikataulutetut kuljetukset oheistapahtumiin mikäli niitä on yli kilometrin päässä kilpailualueelta. 

5.7.5. Opastus

Kilpailutapahtumassa tulee olla opastus niin osallistujille, vieraille, medialle kuin yleisöllekin. Opasteiden pitää olla selkeitä ja näkyviä ja mahdollisuuksien mukaan suomeksi ja englanniksi (ja ruotsiksi). 

Saapuminen, paikoitus, yleisöalueet ja media-alueet tulee olla selkeästi ja johdonmukaisesti merkitty.

Infopisteitä tulee olla riittävä määrä, ja niissä hyvin perehdytetyt kisaoppaat.

5.7.6. Seremoniat

Seremoniat ovat näkyvä osa SM-kilpailuja. Näissä tilaisuuksissa avataan kilpailut, jaetaan palkinnot, muistetaan vapaaehtoisia ja yhteistyökumppaneita.

Seremoniat ovat kaikille osallistujille tärkeitä, joten tilaisuuksien on oltava juhlavia. Seremonioista määrätään lisää vaatimusmäärittelyssä.

Seremonioita ovat:

  • Avajaiset
  • Pelaajakokous
  • Palkintojenjako ja päättäjäiset

5.7.7. Oheistapahtumat

Oheistapahtumat tulee tiedottaa ja opastaa samalla tavalla kuin kilpailun päätapahtumat. 

Mahdollisia oheistapahtumia

  • Karsintakilpailu kilpailuradalla edellisen viikon aikana, josta voidaan jakaa 5 paikkaa MPO-luokkaan ja 2 paikkaa FPO-luokkaan.
  • Tiedotustilaisuus kilpailua edeltävänä päivänä
  • Kutsuvierastilaisuudet
  • Oheiskilpailut kilpailuviikolla pelaajille tai katsojille

5.7.8. Tuotteet

SM-kilpailuissa voi olla kilpailulogollisia kilpailukohtaisia tuotteita organisaation käyttöön, kuten toimitsijoille, medialle ja/tai kilpailijoille. Lisäksi ratavarusteissa voidaan käyttää kilpailun logoa. 

SM-kilpailuilla voi olla myös kilpailukohtaisia myytäviä kisatuotteita, kuten kiekkoja tai paitoja. Tuotteita voi olla mukana osallistujien pelaajapaketissa. Kilpailunjärjestäjä voi käyttää näistä saatuja myyntituloja kilpailun varainkeruuseen ja yhteistyökumppaneiden palkitsemiseen. 

Huom: PDGA suosittelee vahvasti, että suurissa kilpailuissa ei tehdä nimikoituja tai muuten henkilökohtaisia tuotteita pelaajapakettiin peruutus- ja palautusprosessien monimutkaisuuden vuoksi. Henkilökohtaisia tuotteita tulisi tarjota vain erikseen ostettavina tuotteina osallistumisen yhteydessä niin, että hinta ei kuulu osallistumismaksuun eikä sitä siksi tarvitse maksaa takaisin. 

5.8. Radan valmistelu

Rata tulee valmistella tarpeeksi ajoissa, jotta sitä ehditään testata ennen kilpailuja. Alustava ratasuunnitelma on syytä olla tiedossa jo hakuvaiheessa ja sen rakentaminen tulisi aloittaa jo vuotta ennen kilpailua. Rata-layoutilla tulee olla pelattu SFL-kilpailuja aiemmin. Täysin uusia ratoja ja väyliä ei suositella SM-kilpailukäyttöön.

Kilparadan tulee olla laadukas ja virheetön sekä mahdollisimman yksiselitteinen pelaajille ja turvallinen kilpailutapahtuman kaikille osallistujille. Rata tulee olla pelattavissa lopullisessa muodossaan tarpeeksi ajoissa ennen kilpailua, jotta kilpailijat voivat harjoitella ja mahdolliset ongelmakohdat saadaan korjattua ennen kilpailua.

Radasta määrätään lisää vaatimusmäärittelyssä. 

5.9. Toimitsijoiden perehdytys ja aikataulutus

Kilpailunjärjestäjä perehdyttää toimitsijat ja muun kisan aikana toimivan organisaation tehtäviinsä ja aikatauluttaa tekijöiden vuorot.

6. Kilpailun järjestäminen

6.1. Kilpailu Metrixissä

SFL luo SM-kisat otsikkotasolla valmiiksi alkukevään aikana Metrixiin hakemustietojen pohjalta. Hakemuslomakkeelle merkityt kilpailunjohtajat saavat käyttöoikeudet Metrixiin kilpailuun ja hoitavat kilpailun muut vaiheet ilmoittautumisesta kilpailun tulospalveluun sekä tiedottamiseen ja uutisointiin.

Opas kilpailun luomiseen ja hallintaan Metrixissä (Huom! Täydentyvä versio)

6.1.1. Vaaditut sivut

6.1.1.1. Info

  • Info-sivun vaaditut osiot:
    • Yleistiedot
    • Viralliset tiedotuskanavat
    • Yhteystiedot
  • Rekisteröityminen
    • Vaatimukset
    • Vaiheet
  • Pelaajaopas
  • Mediatiedot
  • Yleisölle lyhyet ohjeet

6.1.1.2. Luokat

Kilpailunjärjestäjä asettaa Metrixiin kilpailun spesifikaatioiden mukaiset luokat ja niille kiintiöt.

6.1.1.3. Rekisteröityminen

Kilpailunjärjestäjä asettaa Metrixiin luokkien mukaiset ilmoittautumisvaiheet ja niille kiintiöt kilpailun spesifikaatioiden mukaisesti. Ilmoittautumisvaiheiden asettamisessa tulee huomioida ratingpäivitykset niin, että päivitystä ei ole kesken ilmoittautumisvaiheen.

6.1.1.4. Kierrokset

Kilpailunjärjestäjä luo Metrixiin kilpailun spesifikaatioiden mukaiset kierrokset.

6.1.2. Ilmoittautuminen

Rekisteröityminen tapahtuu vaiheittain kilpailun spesifikaation mukaisesti. Virheellisesti väärässä vaiheessa rekisteröityneet poistetaan ilman erillistä ilmoitusta. Kilpailunjärjestäjä operoi ilmoittautumisen Metrixissä tämän dokumentin ohjeiden mukaan. 

Mikäli ilmoittautumisen aikana ilmenee laaja tekninen virhe, joka vaikuttaa ilmoittautumiseen, voidaan ilmoittautumiset poistaa ja avata ilmoittautuminen uudelleen vuorokauden kuluttua.

6.1.3. Pelaajalista

Kilpailunjärjestäjä päivittää ilmoittautuneiden listan PDGA:n tournament manageriin jokaisen ilmoittautumisvaiheen jälkeen ja vielä ennen kilpailua peruutusten korjaamiseksi. Pelaajien ratingit tulee päivittää Metrixiin rekisteröitymisen päätyttyä, mikäli käytetään uusinta rating-päivitystä.

6.1.4. Kierrokset ja ryhmät

Kilpailunjärjestäjä arpoo ryhmät ensimmäiselle kierrokselle ja järjestää ryhmät jatkokierroksille tulosten mukaan. Jatkokierrosten aikataulu ja arvioidut lähtöajat luokkien kärkiryhmille tulee julkaista jo ennen kilpailuja mediaa varten.

Jatkokierroksilla voidaan aikataulussa käyttää “tv-taukoja” eli tyhjiä lähtöaikoja ennen kuvauskortteja.

6.2. Kilpailut frisbeegolf-sm.fi -sivustolla

Kaikkien SM-kisojen virallinen tiedotuskanava yleisölle on www.frisbeegolf-sm.fi

Sivustolta löytyvät sekä kisakohtaiset infot ja uutiset että yleiset, kaikkia SM-kisoja koskevat infot, materiaalit ja uutiset. Yhteisen sivuston toivotaan antavan SM-kisoille lisää näkyvyyttä ja selkiyttävän SM-kisoihin liittyvien infojen ja uutisten löytämistä niin katsojien, kilpailijoiden kuin median näkökulmasta.

Kilpailunjärjestäjän tulee toimittaa liitolle vaaditut tiedot verkkosivuilla julkaistavaksi mahdollisimman aikaisin, mutta viimeistään tämän dokumentin vaatimusten mukaisesti. Kaikki alla olevat tiedot kannattaa julkaista kisan Metrix-sivulla. Tiedot, joita ei halua julkaista Metrixissä voi toimittaa mailitse: sihteeri@frisbeegolfliitto.fi

  • “Kilpailun ohjelma” eli kisaviikon aikataulujen julkaisu
  • “Rataesittely ja ratakartta” 
  • “Radan rakentajat ja ylläpitäjät”: lyhyehkössä tekstissä kerrotaan, ketkä tai mitkä tahot ovat rakentaneet radan ja mitkä tahot ylläpitävät rataa. 
  • Pelaajaopas/ohjeet kilpailijoille
  • “Pelimuodot” (ainakin joukkue- ja parikisat)
  • “Kilpailun yhteystiedot” 
  • “Ohjeet yleisölle” 
    • saapumisohjeistus
    • katsojaetiketti tarvittaessa (SM-sivustolla julkaistaan kaikkia SM-kilpailuja koskeva yhteinen “Kisaetiketti”, mutta järjestäjä voi halutessaan julkaista myös oman, yksityiskohtaisemman kisaetiketin)
    • palvelut paikan päällä
    • mahdolliset tarjoukset
    • “Näin seuraat kilpailua”: mahdolliset linkit livestreamiin tai jälkituotantoon
    • Muuta tarvittavaa ohjeistusta, jos on
  • “Ohjeet medialle” (tarvittaessa): jos järjestäjällä on kisakohtaisia ohjeita esim. parkkeerauksesta (SM-sivustolla “Medialle”-sivu, johon on koottu yleisiä ohjeita kuvaamisesta, linkki liiton kuvapankkiin jne.)
  • “Järjestäjän terveiset”: lyhyehkössä tekstissä voi toivottaa kilpailijat ja katsojat tervetulleeksi, esitellä kilpailun TD:t ja apu-TD:t, kertoa hieman kisan järjestelyistä jne.
  • “Järjestäjäseura”: lyhyehkössä tekstissä esitellään kisat järjestävän seuran toimintaa, historiaa tms.
  • Kilpailun oma logo (ei ole pakollinen): Frisbeegolfin SM-kisojen logoa käytetään kaikkien SM-kisojen yhteisenä logona SM-sivustolla. Kilpailun omalle logolle on varattu paikka kilpailun nettisivulle kohtaan “Järjestäjän terveiset”. Logo tulee hyväksyttää liiton hallituksella ennen julkaisua.
  • Yhteistyökumppaneiden logot

Kilpailunjärjestäjän vastuulla on julkaista sisältöä SM-kisojen yhteisille sosiaalisen median kanaville. Jokaisella SM-kisalla on oma hashtag, jota käytetään aina, kun julkaistaan tiettyä SM-kisaa koskevaa materiaalia Facessa ja Instassa. Instassa julkaistava sisältö ohjautuu automaattisesti hashtagin avulla kisakohtaiselle SM-sivulle some-nostoihin. 

  • #joukkuefrisbeegolfinsm
  • #sekaparifrisbeegolfinsm
  • #mastereidenfrisbeegolfinsm
  • #frisbeegolfinsm
  • #junioreidenfrisbeegolfinsm
  • #amatöörienfrisbeegolfinsm
  • #parifrisbeegolfinsm
  • #frisbeegolfinpituusheitonsm

Huom! SFL pidättää oikeuden muokata järjestäjän toimittamaa sisältöä tarpeen mukaan. 

6.3. Tuloskirjanpito ja tulospalvelu

SM-kipailuissa käytetään moninkertaista kirjausta, jossa jokainen pelaaja kirjaa kaikkien ryhmän pelaajien tulokset. Virallinen tuloksen palautustapa on SFL:n virallisella sähköisellä kirjaamistapa, joten vähintään yksi pelaaja kirjaa sähköiseen tulospalveluun ja muut paperille tai muulla tavalla. 

Kilpailuissa voi olla käytössä myös toinen sähköinen kirjanpitopalvelu, kuten PDGA Live tai UDisc Live. UDisc Live neuvotellaan liiton kautta, PDGA live on käytettävissä kaikissa kilpailuissa. 

Kilpailunjärjestäjän tulee tarjota paperiset tuloskortit kaikille pelaajille. 

Kilpailunjärjestäjä päivittää tulokset PDGA:n tournament manageriin vähintään jokaisen luokan maaliintulon jälkeen viivytyksettä. Suositellaan päivittämään useita kertoja kierroksen aikana.

Joukkuefrisbeegolfissa tulospalvelu on monimutkainen koska Metrix ja PDGA tournament manager eivät osaa käsitellä kisaformaattia. Siksi on suositeltavaa varata tähän osaava henkilö ilman muita vastuita.

6.4. Ratahuolto

Kilpailunjärjestäjä varmistaa päivittäin, että ratavarusteet ovat kunnossa ja rata pelattavassa ja siistissä kunnossa. Mukaan lukien mahdolliset vesipisteet ja eväspisteet pelaajille radalla. 

6.5. Jätehuolto

Koko kilpailualueen jätehuolto ja siistiminen päivittäin ympäristö- ja jätehuoltosuunnitelman mukaan. Mukaan lukien WC:t.

6.6. Palkintojen maksaminen

SM-kisojen rahapalkinnot maksetaan sähköisesti. Kilpailunjärjestäjä maksaa rahapalkinnot PDGA:n kilpailuoppaan ohjeiden mukaisesti mahdollisimman pian kilpailun jälkeen. Pelaajien tulee ilmoittaa maksutiedot viivytyksettä kilpailun aikana tai sen jälkeen.  

Palkintojenjakoseremoniasta lisää vaatimusmäärittelyssä.

Lisätietoja: https://frisbeegolfliitto.fi/palkinnot-ja-verotus/

Pari- ja joukkuefrisbeegolfin palkintojenjako, mikäli pelaaja ei ota rahaa vastaan

  1. laske summat joukkueen tai parin pelaajille erikseen
  2. siirrä kieltäytyvän pelaajan voittosumma yhtä riviä alemmas
  3. laske joukkuekohtaiset voitot uudestaan uusilla summilla

Esimerkit

Taulukko

6.7. Loppuraportit

Kilpailunjärjestäjän vastuulla on täyttää ja toimittaa loppuraportit niin pian kuin ne ovat valmiina.

6.7.1. PDGA-raportti

Kilpailunjärjestäjä täyttää PDGA:n sähköisen TD-raportin osoitteessa https://www.pdga.com/apps/tournament/manager/ välittömästi kilpailun jälkeen.

6.7.2. Ympäristö- ja jätehuoltosuunnitelman toteuma

Kilpailunjärjestäjän tulee toimittaa ympäristö- ja jätehuoltosuunnitelman lopullinen toteuma SFL:n toiminnanjohtajalle 30 päivän kuluessa kisasta. Tämä helpottaa seuraavien vuosien kilpailunjärjestäjien perehdyttämistä.

6.7.3. Budjetin toteuma

Kilpailunjärjestäjä tulee toimittaa budjetin lopullinen toteuma SFL:n toiminnanjohtajalle kisavuoden loppuun mennessä. Tämä helpottaa seuraavien vuosien kilpailunjärjestäjien perehdyttämistä. 

7. SM-kisojen vaatimusmäärittelyt 2023

Frisbeegolfin Suomenmestaruuskilpailut ovat SFL:n pääkilpailuja, joissa noudatetaan vuosittain vaihtuvia vaatimusmäärittelyjä.

Vaatimusmäärittelyt päivitetään vuosittain.

7.1. Spesifikaatiot

Spesifikaatiot, kuten kisaformaatti sekä luokat ja kiintiöt, tarkistetaan vuosittain edellisen kauden tilastojen perusteella.

7.1.1. Brändi: nimi ja logot

Kilpailun virallinen nimi on “Frisbeegolfin SM 20xx”, jossa vuosiluku ja tarkenne vaihtuvat vuosittain. 

Avointen luokkien SM-kisoissa käytetään SFL:n vakiologoa, johon SFL muokkaa vuosiluvun ja paikkakunnan. Logomateriaalit löytyvät SFL:n Google Drivesta ja toimitetaan kilpailunjärjestäjälle. Virallista logoa käytetään kaikissa virallisissa yhteyksissä.

Virallinen nimi

Logo

 

Frisbeegolfin SM 20xx

Vakiologo

SFL toimittaa kilpailunjärjestäjälle

Frisbeegolfin SM 20xx -juniorit

Vapaa

Kilpailunjärjestäjä hyväksyttää liiton hallituksella

Frisbeegolfin SM 20xx -masterit

Vapaa

Kilpailunjärjestäjä hyväksyttää liiton hallituksella

Frisbeegolfin SM 20xx -amatöörit

Vapaa

Kilpailunjärjestäjä hyväksyttää liiton hallituksella

Parifrisbeegolfin SM 20xx

Vapaa

Kilpailunjärjestäjä hyväksyttää liiton hallituksella

Sekaparifrisbeegolfin SM 20xx

Vapaa

Kilpailunjärjestäjä hyväksyttää liiton hallituksella

Joukkuefrisbeegolfin SM 20xx

Vapaa

Kilpailunjärjestäjä hyväksyttää liiton hallituksella

Pituusheiton SM 

Vapaa

Kilpailunjärjestäjä hyväksyttää liiton hallituksella

7.1.2. Kilpailumuoto

Kaikkia kilpailuja koskevat vaatimukset:

  • PDGA XA-tier (XA, koska vain suomalaiset saavat osallistua)
  • Finaalikierroksen cut: ei
  • Eri layoutit mahdollisia eri luokille
  • Ei villejä kortteja

Pelimuotorajoitukset

Kilpailukierrokset tulee aloittaa viimeistään 1830 ja päättyä viimeistään klo 21, ellei ole kyse viimeisestä kierroksesta, jota voidaan yrittää viedä loppuun. Muuten tulee siirtyä vaihtoehtoiseen suunnitelmaan. Esimerkiksi parigolfeissa voidaan vaihtaa vaihtoehtoiseen formaattiin, mikäli olosuhteet pakottavat siihen.

Kisa

Tier

Päivät

Kierrokset

Radat

Väylät 

Pelitapa

SM 2023

XA

4

4

1

18

Yksi kierros päivässä, golflähdöt

Juniorit

XA

2

3

1

18

Kaksi kierrosta yhteislähdöin + yksi kierros golflähdöllä

Masterit

XA

4

4

1

18

Yksi kierros päivässä, golflähdöt

Amatöörit

XA

3

3

1

18

Yksi kierros päivässä, golflähdöt

Parit

XA

2

3

1 tai 2

18

Kaksi kierrosta yhteislähdöin + yksi kierros golflähdöllä tai kahdessa lohkossa yhteislähdöin (la: a-b-a, su: b-a-b)

Sekaparit

XA

2

3

1 tai 2

18

Kaksi kierrosta yhteislähdöin + yksi kierros golflähdöllä tai kahdessa lohkossa yhteislähdöin (la: a-b-a, su: b-a-b)

Joukkueet

XA

2

4

2

18

Neljä kierrosta yhteislähdöin

Pituus

2

Karsinta + finaali

     

7.1.3. Luokat ja kiintiöt

  • Paikat täytetään PDGA-ratingin mukaan, käytetään noin 2 kuukautta aiempaa ratingpäivitystä
  • Villejä kortteja ei käytetä
  • Parigolf- ja joukkuegolfeissa pelaajia voi vaihtaa ilmoittautumisen jälkeen, mikäli vaihdon jälkeen rating riittää. 
  • Peruutuspaikoille nostetaan ensisijassa jonosta seuraava. Jos jonoa ei ole, tai tulee aivan viime hetken peruutus, TD voi harkintansa mukaan täyttää paikan myös jonojärjestyksen ohi. 

Kisa

Pelaajamäärä

Luokat ja kiintiöt

Ilmoittautumisperuste

SM 2023

120

MPO 100 paikkaa, joista 26 henkilökohtaista paikkaa edellisen vuoden SM-kisojen perusteella

FPO 20 paikkaa, joista 7 henkilökohtaista paikkaa edellisen vuoden SM-kisojen perusteella

Henkilökohtaiset paikat  ja rating.

Voidaan järjestää karsintakilpailu kilpailuradalla edellisen viikon aikana, josta voidaan jakaa 5 paikkaa MPO-luokkaan ja 2 paikkaa FPO-luokkaan.

Juniorit

96

MJ18 36
FJ18 8
MJ15 24
FJ15 4

Karsintakilpailut.

(Mikäli kisassa ei ole karsintapaikkojen jälkeen 96 pelaajaa, voidaan fieldiä kasvattaa vielä seuraaville sijoille päässeillä.)

Masterit

108

FP40 12
FP50 8
MP40 52
MP50 20
MP60 8
MP70 8

Henkilökohtaiset paikat  ja rating.

Voidaan järjestää karsintakilpailu kilpailuradalla edellisen viikon aikana.

Amatöörit

108

MA1 44
FA1 16
MA40 20
FA40 8
MA50 12

FA50 8

Karsintakilpailut (Karsintakilpailuista voi teoriassa tulla enemmänkin osallistujia, joten field voi kasvaa suuremmaksi).

Parit

72 paria

A-lohko:
MPO 28
MJ18 8

B-lohko:
FPO 12
MP40 18
FP40 6

Yhteisrating

Sekaparit

56 paria

MPO 28
MP40 16
MP50 8
MJ18 4

Yhteisrating

Joukkueet

36 joukkuetta

Avoin 18
Seka 18

Yhteisrating

Pituus

60

15

Karsinta + finaali

7.1.4. Osallistumismaksut ja palkinnot

Kaikissa luokissa jaetaan kolmelle parhaalle muistopalkinnot. SFL tilaa käsin tehdyt, personoidut muistopalkinnot kaikkiin SM-kilpailuihin keskitetysti. Palkinnot toimitetaan kilpailupaikalle SFL:n toimesta yhdessä kilpailujärjestäjän kanssa sovitulla tavalla. SFL maksaa muistopalkinnot. Mikäli kakkos- tai kolmossijoilla on tasatuloksia, tasasijoille päätyneille toimitetaan muistopalkinnot jälkitoimituksena, eli kaikki saavat samanlaiset palkinnot. 

Lisäksi Frisbeegolfin SM 2023 -kilpailussa MPO- ja FPO- luokissa on kiertopalkinto, joka toimitetaan kisapaikalle.

SM-kilpailuissa jaetaan palkintoina vähintään 75 % osallistumismaksujen summasta (PDGA International Guiden minimivaatimus A-tierille). Palkintoja saa kussakin luokassa paras neljännes PDGA:n sähköisen tournament managerin top 25 % -taulukon mukaisesti. Amatöörien ja junioreiden SM-kilpailuissa jaetaan tuotepalkinnot, muissa rahapalkinnot. Rahapalkintojen maksun hoitaa kilpailunjärjestäjä. 

Frisbeegolfin SM 2023 -kilpailussa MPO- ja FPO-luokkien kolme parasta saavat samansuuruiset voitot. SFL maksaa palkintosummien erotuksen kilpailunjärjestäjälle. Takuupalkinto voittajalle on 500 €, hopeamitalistille 400 € ja pronssimitalistille 300 €. 

Kilpailussa ei edellytetä lisättyä palkintorahaa, mutta se on suositeltavaa. Mikäli lisättyä rahaa on, se tulee jakaa tasan luokkien kesken. 

PDGA:n XA-tier-kilpailussa rahapalkintoa ei ole mahdollista vaihtaa lahjakortti- tai tuotepalkintoon. Amatööripelaajan kieltäytyessä rahapalkinnosta statuksen säilyttämiseksi, tulee ilmoitus tehdä kilpailutoimistolle heti tulosten selvittyä. Kieltäytyneen pelaajan sijoituksen mukainen palkintoraha ja sitä seuraavat siirtyvät yhden sijan alaspäin.

 

Kisa

Osallistumismaksu

Payout

Takuupalkinnot

SM 2023

70 €

75 % +

MPO & FPO
1. 500 €
2. 400 €
3. 300 €

Mikäli FPO potti jäisi muuten pienemmäksi, liitto maksaa erotuksen. 

Juniorit

10 €

75 % +

 

Masterit

60 €

75 % +

 

Amatöörit

20 €

75 % +

 

Parit

60 € per pari

75 % +

 

Sekaparit

60 € per pari

75 % +

 

Joukkueet

100 € per joukkue

75 % +

 

Pituusheitto

     

7.2. Kilpailuvaatimukset

7.2.1. Luvat ja suunnitelmat

Frisbeegolfin SM-kisojen kilpailunjärjestäjän tulee varmistaa, että tapahtumalla on kaikki tarvittavat luvat. Tietyt luvat riippuvat kunnan määräyksistä ja tapahtuman luonteesta. Osa luvista ja suunnitelmista on lakisääteisiä ja osa kuuluu SFL:n vaatimusmäärittelyyn. 

Luvat ja suunnitelmat kuvataan tarkemmin kilpailunvalmisteluosiossa.

SFL:n valmiiksi neuvottelema:

  • musiikinkäyttölupa eli tapahtumalupa

SFL:n edellyttää kilpailunjärjestäjältä:

  • liikkumis- ja esteettömyyssuunnitelman
  • ympäristö- ja jätehuoltosuunnitelman
  • PDGA:n luvat erikoissäännöille, mikäli niitä on
  • Budjetin

Kilpailunjärjestäjän vastuulla selvittää, tarvitaanko:

  • tapahtumailmoitus
  • pelastus- ja turvallisuussuunnitelma
  • terveysviranomaisen lupa
  • muut tarvittavat ilmoitukset ja luvat (esim. melulupa, kadunkäyttölupa jne. voivat olla tarpeen, eivät sisälly tapahtumailmoitukseen)

Lisäksi suositellaan:

  • Kriisiviestintäsuunnitelma
  • Markkinointi- ja viestintäsuunnitelma

7.2.2. Talous

Kilpailunjärjestäjän on toimitettava suunniteltu kisabudjetti viimeistään 30 päivää ennen kilpailua ja lopullinen toteuma SFL:n toiminnanjohtajalle kisavuoden loppuun mennessä. Tämä helpottaa seuraavien vuosien kilpailunjärjestäjien perehdyttämistä. 

SFL toimittaa edellisen toimitetun budjetin seuraavalle kilpailunjärjestäjälle budjetoinnin pohjaksi. Tiedoista poistetaan salassa pidettävä materiaali.

Budjetissa tulee kuvata vähintään seuraavat tulot ja menot:

  • Osallistumismaksut
  • Pääsymaksut
  • Yritysyhteistyö
    •  mainostulot fyysisistä mainoksista kilpailualueella
    •  mainostulot videotuotannosta
  • fundraiser-tuotteiden myyntitulot ennen kilpailua
  • tuotemyynti
  • SFL:n avustus
  • Mahdolliset muut avustukset
  • Mediatuotannon tulot
  • Muut tulot

 

  • Kilpailufasiliteettien kulut
  • Ratatöiden kulut
  • Majoituskulut
  • Ruokahuolto
  • Kisaorganisaation kulut
  • Palkat ja palkkiot
  • Pelaajapaketin kulut
  • Myytyjen tuotteiden kulut
  • Oheistapahtumien kulut
  • Mediatuotannon kulut
  • Painatuskulut
  • Viestinnän kulut
  • Rahapalkinnot (SFL maksaa SM-kilpailujen muistopalkinnot)
  • Logistiikka
  • Viranomaisilmoituksiin ja -lupiin liittyvät kulut”
  • Muut kulut

7.2.3. Liiton avustus

Suomen frisbeegolfliitto avustaa SM-kilpailuja. Liiton avustus maksetaan talousarviota ja perusteltua tarvetta vastaan. Kilpailunjärjestäjä lähettää liitolle laskun. Force majeure -tilanteessa SFL korvaa peruuttamattomia kuluja enintään kilpailunjärjestäjän tuen verran.

 

Kisa

Avustuksen maksimisumma

SM 2023

3000 €

juniorit

500 €

masterit

1000 €

amatöörit

500 €

Parit

500 €

Sekaparit

500 €

Joukkueet

500 €

Pituus

500 €

7.2.4. Ratavaatimukset

Kilparadan tulee olla laadukas ja virheetön sekä mahdollisimman yksiselitteinen pelaajille ja turvallinen kilpailutapahtuman kaikille osallistujille. Siksi kilpailuradalla tulee välttää erikoissääntöjä ja tulee käyttää mahdollisimman harkitusti mandoja tai OB:ta.

Radan ja väylien pituudet ja vaikeustaso tulee olla kilpailun kärkitasolle soveltuva, suurkisatason rata. 

Rata-layoutilla tulee olla pelattu SFL-kilpailuja aiemmin. Täysin uusia väyliä ei suositella SM-kilpailukäyttöön. SFL tekee lähtökohtaisesti aina radalle auditoinnin ennen kilpailua. SFL tulee pitää ajan tasalla ratamuutoksista.

7.2.4.1. Tärkeimmät spesifikaatiot

  • Yksi rata (joukkuefrisbeegolfin SM-kisoissa kaksi rataa)
  • Eri layoutit eri luokille mahdollisia
  • Lämmittelyalue (vähintään puttikorit ja draiviverkko, suositus pitkä range)
  • Kilpailija-alue
  • Media-alue
  • Yleisöalueet
  • Radalla tulee olla 10 m ringit merkitty (A-tier-vaatimus), suositellaan myös 3,3 m ja 20 m ringit. 
  • Kaikki ratamerkinnät tulee olla jo harjoittelupäivien aikana.

7.2.4.2. Harjoittelupäivät

Kilparata lopullisessa layoutissaan tulee olla pelattavissa ennen kilpailua. Harjoittelupäivänä ei saa olla muuta tapahtumaa radalla, vaan rata on oltava ainoastaan kilpailuun osallistuvien harjoittelukäytössä. Radan tulee olla kilpailua vastaavassa kunnossa.

Kisa

Vähimmäismäärä harjoittelupäiville

SM 2023

4

juniorit

2

masterit

2

amatöörit

2

Parit

2

Sekaparit

2

Joukkueet

2

Pituus

0

7.2.4.3. Väylävaatimukset

  • 18 väylää
  • Eri layoutit mahdollisia eri luokille
  • Pituus ja haastavuus pelaavien luokkien kärkipelaajien tason mukainen, esimerkiksi MPO: PDGA:n Gold Standard: https://www.pdga.com/documents/par-guidelines 
  • Vältetään erikoissääntöjä
  • Käytetään mandoja ja OB:ta mahdollisimman harkitusti

Suositellaan etäisyysmittoja väylille 50 m välein, etenkin avoimessa maastossa. 

7.2.4.4.  Heittopaikat

Tekonurmitiit, vähintään 2×4 m. Kaikilla luokilla tulee olla samanlaiset heittopaikat. Tiit vaakatasossa ja rakennettu turvallisesti (ei pudotuksia ja riittävä tila heiton saatolle ja vauhdinotolle).

Heittopaikoille suositellaan katokset/teltat sekä istumapaikat. 

Mainosrakenteet eivät saa haitata heittopaikkoja.

7.2.4.5. Opasteet ja merkinnät

Selkeä opastusjärjestelmä, jota käytetään kaikilla heittopaikoilla. Käytävä ilmi vähintään seuraavat tiedot:

  • Väylän numero
  • Väylän pituus metreinä
  • Väylän par
  • Korin paikat
  • Heittopaikat
  • Määrätyt reitit (mandot)
  • Määrätyt kiekon paikat (OB, hazard jne)
  • Erikoissäännöt
  • Muut hyödylliset tiedot kuten etäisyysmittoja

Mandot, OB- ja hazard-linjat tulee merkitä yksiselitteisesti ja kattavasti maastoon ja karttoihin jo harjoittelupäivien ajaksi. Yhdenmukaista merkintätapaa tulee käyttää kaikkialla mikäli mahdollista.

7.2.4.6. Korit

  • PDGA Championship level -korit
  • Kaikilla väylillä samanlainen kori
  • Korit asennettu suositusten mukaisesti

7.2.4.7. Tuloskirjaus

SM-kipailuissa käytetään moninkertaista kirjausta, jossa jokainen pelaaja kirjaa kaikkien ryhmän pelaajien tulokset. Virallinen tuloksen palautustapa vuonna 2022 on Metrix, joten vähintään yksi pelaaja kirjaa Metrixiin ja muut paperille tai muulla tavalla. 

Kilpailunjärjestäjän tulee tarjota paperiset tuloskortit kaikille pelaajille. 

Kilpailunjärjestäjä päivittää tulokset PDGA:n tournament manageriin vähintään jokaisen luokan maaliintulon jälkeen viivytyksettä. Suositellaan päivittämään useita kertoja kierroksen aikana.

7.2.5. Fasiliteetit

Kilpailunjärjestäjä varmistaa, että kilpailupaikalla on seuraavat fasiliteetit. 

  • kisakeskus
  • kisatoimisto
  • opastus
  • paikoitusalueet
  • pelaajatilat
  • yleisöalueet
  • media-alue
  • mediatilat, nopea internetyhteys
  • WC:t
  • lähtöpaikka
  • dopingtestaustilat
  • peseytymistilat
  • palvelut (myös kilpailualueen ulkopuolella)
    • ruokahuolto
    • ravintolapalvelut
    • lepotilat
    • majoituspalvelut

7.2.5.1. Kisakeskus

Kisakeskus on joko sisätila tai katettu ulkotila, jossa voidaan järjestää pelaajakokous ja seremoniat ja jonne voidaan kokoontua esimerkiksi ukkoskesketyksen aikana.

7.2.5.2. Kisatoimisto

Kisatoimiston suositellaan olevan sisätila. Kisatoimisto on kisaorganisaation käytössä, eikä se ole pelaajatila eikä media-alue.

Kisatoimiston tehtäviä:

  • pelaajien tiedottaminen kaikista pelaajakokouksen jälkeen tapahtuvista muutoksista
  • kisapassien luovuttaminen pelaajille ja medialle
  • tulospalvelun ylläpito
  • tavarasäilytys pelaajille kierrosten aikana
  • Liiton toimittaman antidopingmateriaalin jakaminen

7.2.5.3. Paikoitusalueet

Yleisölle, henkilökunnalle, pelaajille ja medialle sekä kutsuvieraille tulee määritellä selkeät paikoitusalueet, merkitä ja opastaa niille yksiselitteisesti. Jos pelaajien pysäköintialueelta on matkaa yli kilometri kisaradalle, tulee järjestää joukkokuljetuksia kilpailualueelle. 

Paikoitus tulee suunnitella liikkumissuunnitelmaan.

  • Paikoitusalueet pelaajille
  • Paikoitusalueet kisaorganisaatiolle
  • Paikoitusalueet yleisölle
  • Paikoitusalueet medialle ja kutsuvieraille

Lue lisää liikkumissuunnitelmasta tässä toimintakäsikirjassa.

7.2.5.4. Pelaajatilat (kisakeskus ja media-alueet)

Pelaajille pitää olla kokoontumispaikka ennen lähtöä, keskeytysten varalle ja kilpailun jälkeen. Kokoontumispaikan tulee olla yleisöltä rajattu, jotta kilpailijoilla on mahdollisuus keskittyä ennen lähtöä ja tarkastaa tuloskortti rauhassa kilpailun jälkeen.

Lisäksi pitää määritellä alue, jossa pelaajien tulee olla median käytettävissä kilpailutilanteen ulkopuolella. Suosituksena sisätilat. 

Tavaroiden säilytystila pakollinen. Suihkutilat ja wc-tilat suositus.

7.2.5.5. Yleisöalueet

Yleisöalueet tulee määritellä etukäteen. Yleisöä voi päästää radalle, mutta yleisön ei ole pakko päästä koko radan alueelle. Yleisön liikkuminen pitää mahdollistaa pelaajia, toimitsijoita ja mediaa häiritsemättä ja turvallisuus huomioiden. 

Yleisöliput voivat olla maksullisia.

7.2.5.6. Media-alue

Media-alue tulee merkitä erikseen. Pelaajien tulee olla media-alueella saatavilla frisbeegolfin virallisten sääntöjen määrittelemällä tavalla. Media-alue ei ole avoin yleisölle. 

Media-alueella on oltava näkyvillä vähintään SFL:n ja järjestävän seuran mainosmateriaalit (esim.seinät, flagit, bannerit)

7.2.5.7. WC-alueet

Suuressa yleisötilaisuudessa, johon ennakoidaan osallistuvan yhtä aikaa yli 500 henkilöä, on varattava yleisölle riittävä määrä käymälöitä käsienpesumahdollisuuksineen. Jätehuolto tulee järjestää siten, ettei siitä aiheudu terveyshaittaa. Käymälät ja jäteastiat on tyhjennettävä hygieenisesti ja riittävän usein. 

KÄYMÄLÄT SUURESSA YLEISÖTILAISUUDESSA

  1. Suuressa yleisötilaisuudessa on oltava käytettävissä riittävästi asianmukaisesti varustettuja käymälöitä sekä miehille että naisille. Käymälöiden on sijaittava tarkoituksenmukaisesti eri puolilla tapahtuma-aluetta. Käymälässä tai sen välittömässä läheisyydessä on oltava mahdollisuus käsien pesuun tai muu riittävä mahdollisuus käsihygienian ylläpitoon. Käymälät on tyhjennettävä ja siivottava asianmukaisesti. Alueelle on laitettava opasteet käymälöiden sijainnista.
  2. Käymälöitä varataan alla olevan taulukon mukaisesti. Liikuntaesteisille on varattava yksi käymälä alkavaa 1 000 henkilöä kohden. Tilaisuuden järjestäjän on varauduttava hankkimaan paikalle tarvittaessa lisää käymälöitä riittävän nopeasti.
  3. Miesten käymälöistä voidaan 50 % korvata vastaavalla määrällä virtsa-altaita.
  4. Tässä liitteessä säädetyistä vaatimuksista voidaan poiketa, jos tilaisuuden luonne ja paikka sitä edellyttävät. Käymälätarvetta vähentävinä tekijöinä voidaan huomioida muun muassa lähistöllä yleisön käytössä olevat muut käymälät taikka osanottajien majoittuminen matkailu-autoissa tai -vaunuissa. Käymälöiden määrää on vastaavasti lisättävä muun muassa, jos tilaisuus kestää yli viisi tuntia tai jos tilaisuudessa anniskellaan alkoholia.
  5. Tässä liitteessä tarkoitetuista ohjeellisista käytettävissä olevien käymälöiden määrästä muissa kuin suurissa yleisötilaisuuksissa voidaan poiketa ottaen huomioon tilaisuuden kesto ja luonne.

Osallistujamäärä

Naisille

Miehille

Näistä liikuntaesteisille

< 50 *

1

1

1

51―250 *

2

2

1

251―500 *

3

3

1

501―750

5

4

1

751―1 000

6

5

1

yli 1 000 osallistujaa, jokaista

     

250 osallistujaa kohden

+1

+1

1/1 000 osallistujaa

Lähde: Sosiaali- ja terveysministeriön asetus

Suurten yleisötilaisuuksien hygieenisistä järjestelyistä ja jätehuollosta: https://finlex.fi/fi/laki/alkup/2009/20090405

SM-kilpailuissa radan varrelle on varattava vähintään yksi WC noin puoliväliin kierrosta.

7.2.5.8. Lähtöpaikka

Lämpiöteltta, johon mahtuvat vähintään pelaajat ja heidän caddiensa. Lähettäjän teltta voi olla tästä erillinen tai olla samassa teltassa. Lähtöteltan tulee olla ensimmäisen heittopaikan välittömässä läheisyydessä.

7.2.5.9. Dopingtestaustilat

Järjestäjä on velvollinen huolehtimaan siitä, että dopingtestejä voidaan suorittaa kilpailuissa sääntöjen mukaan. Järjestäjien on hyvä jo ennalta varautua dopingtesteihin.

Dopingtestin tyypillinen kulku

Dopingtestiryhmä saapuu kilpailupaikalle kilpailun ja lajin luonteesta riippuen joko ennen kilpailun alkua tai vasta kilpailun alettua.

Dopingtestiryhmään kuuluvien henkilöiden pitää aina esittää SUEKin myöntämä voimassa oleva valtuutus tehtäviensä suorittamiseen, esimerkiksi SUEKin kuvallinen testaaja-, avustaja- tai saattajakortti.

Dopingtestiryhmä ottaa yhteyttä kilpailujen johtajaan, järjestäjään tai joukkueenjohtajaan ja esittelee itsensä, kertoo tehtävistä testeistä ja esittää SUEKin kirjallisen dopingtestivaltuutuksen. Dopingtestaaja myös pyytää järjestäjän edustajaa tarvittaessa osallistumaan urheilijoiden arvontaan ja avustamaan dopingtestauksen järjestämisessä.

Dopingtestaaja tarvitsee tavallisesti seuraavia asioita dopingtestien suorittamiseksi asianmukaisesti:

  • tiedot kilpailuaikatauluista
  • tiedot osallistujista
  • asianmukaisen tilan
  • mahdollisesti saattajia avustamaan urheilijoiden kutsumisessa dopingtestiin.

Dopingtestitilat

Dopingtestitiloissa urheilijaa pitää voida valvoa asianmukaisesti. Näytteenannon valvojan pitää voida esteettä todistaa virtsanäytteen anto. Dopingtestiin liittyvät toimet on voitava suorittaa luottamuksellisesti urheilijan yksityisyydensuoja huomioon ottaen, ja asiaankuulumattomien henkilöiden pääsy testitiloihin pitää voida estää.

Jos mahdollista, dopingtestitilan tulee muodostua kolmesta erillisestä tilasta, jotka ovat mielellään yhteydessä toisiinsa: odotushuone tai -alue, dopingtestihuone tai -alue sekä näytteenantotila (verinäytteiden ottoon erillinen tila).

Testisaattajat

Saattajien tulee olla täysi-ikäisiä, samaa sukupuolta testattavien urheilijoiden kanssa ja jäävittömiä tehtävän hoitamiseen. Saattajien tehtävä on tärkeä sääntöjen mukaisessa, luotettavassa ja oikeudenmukaisessa dopingtestauksessa. Suurissa, erityisesti kansainvälisissä kilpailuissa saattajia tarvitaan aina. SUEK pyrkii tarvittaessa avustamaan saattajien rekrytoinnissa.

On tärkeää, että asiaankuulumattomien henkilöiden pääsy dopingtestitiloihin voidaan estää.

Dopingtestihuoneen tai -alueen pitäisi olla erillinen, mielellään lukittava tai ainakin valvottu tila, johon on pääsy vain dopingtestiryhmän jäsenillä sekä testattavalla urheilijalla ja hänen edustajallaan. Tilasta tulee olla välitön yhteys näytteenantotilaan. Tilassa urheilijalla on oltava mahdollisuus istua ja suorittaa dopingtestiin liittyvät toimenpiteet rauhassa ja luottamuksellisesti yksityisyydensuoja huomioon ottaen.

Mikäli mahdollista, näytteenantotilan tulisi olla WC, johon on välitön yhteys dopingtestitilasta ja jossa on riittävästi tilaa sekä urheilijalle että näytteenannon valvojalle.

Verinäytteenottoon käytettävän tilan tulee olla muista testitiloista erillinen tila, jossa urheilijalla on tarvittaessa mahdollisuus antaa verinäyte myös makuuasennossa ja jossa verinäyte voidaan ottaa rauhassa ja luottamuksellisesti urheilijan yksityisyydensuoja huomioon ottaen.

Lähde: SUEK.
https://suek.fi/antidopingtoiminta/dopingvalvonta/ohjeet-kilpailun-jarjestajille/

7.2.5.10. Peseytymistilat

Järjestäjien ja osallistujien käytössä tulisi olla peseytymistilat rata-alueella tai mahdollistettuna muualla järjestäjän toimesta.

7.2.5.11. Palvelut

7.2.5.11.1. Ruokahuolto

Kilpailunjärjestäjä vastaa kisaorganisaation ruokahuollosta haluamallaan tavalla. 

Ruokapalveluissa tulee ottaa huomioon urheilijan ruokavalio, erikoisruokavaliot sekä kestävyys ja ympäristöystävällisyys. Kilpailunjärjestäjällä on velvollisuus selvittää viranomaislupien tarpeellisuus ruokahuoltoa järjestäessään – esimerkiksi hyginiapassit.

Pelaajille, medialle ja yleisölle voi tarjota ruokahuoltoa, mutta sitä ei edellytetä. Suositellaan vähintään tiedottamaan ravintolakumppaneista ja mahdollisista alennuksista.

7.2.5.11.2. Ravintolat

Mikäli ravintolapalveluita tai ruokamyyntiä on kisapaikalla, tulee näillä olla vaadittavat luvat.

7.2.5.11.3. Majoituspalvelut

Kilpailuun odotetaan 100-150 majoittuvaa osallistujaa. Kilpailunjärjestäjä itse arvioi kutsuvieraiden ja yleisön mahdollisen majoitustarpeen. 

Kilpailunjärjestäjän tulee tarjota majoituspalveluita osallistujille (järjestävä organisaatio, kilpailijat, huoltajat), mahdollisille kutsuvieraille, halutessaan myös yleisölle. Kilpailunjärjestäjä voi tarjota kisahotellia, hankkia tarjouksia alueen hotelleista ja muista majoituspalveluista tai vähintään selvittää ja listata parhaat vaihtoehdot. 

Ideaalisti majoitusta on tarjolla niin lähellä kilpailupaikkaa, että pelaajat voivat siirtyä radalle kävellen. Mikäli majoitus on kauempana, tulee mahdollisuuksien mukaan tarjota kuljetuksia radalle (shuttle-palvelu) ja selvittää julkisen liikenteen tarjonta majoituksesta radalle.

7.2.5.11.4. Lepotilat

Kilpailualueelle suositellaan osallistujille auringonpaisteelta ja sateelta suojattuja lepotiloja vähintään kilpailupäiville.

7.2.6. Ilmoittautuminen

7.2.6.1. Ilmoittautumisen vaiheet

Ilmoittautuminen tulee järjestää SFL:n virallisessa kilpailunhallintajärjestelmässä

7.2.6.1.1. Frisbeegolfin SM 2023

Vaihe 1 | 2-3 kuukautta ennen kisapäivää, kesto kaksi viikkoa xx.x.xxxx klo x.xx – xx.xx.xxx klo xx.xx | Osallistumisoikeuden saaneet kilpailijat

  • Ilman osallistumisoikeutta virheellisesti rekisteröityneet kilpailijat poistetaan kilpailijalistalta ilman erillistä ilmoitusta.
  • Mikäli osallistumisoikeuden saanut pelaaja ei ilmoittaudu 1. vaiheessa, hän voi ilmoittautua myös 2. vaiheessa. Tässä tapauksessa mahdollinen paikka kilpailuun määräytyy rating-vertailun mukaisesti.

Vaihe 2 | kesto 2 viikkoa xx.x.xxxx klo x.xx – xx.xx.xxx klo xx.xx  | Rating-perusteinen ilmoittautuminen

  • Kaikki tässä vaiheessa rekisteröityvät kilpailijat menevät jonoon
  • Paikat jaetaan PDGA-ratingin mukaisessa järjestyksessä, luokkakohtaisesti korkeimmasta alkaen. Vertailussa käytetään xx.xxxx-rating-päivitystä
  • Paikat kilpailuun vahvistetaan viimeistään xx.xx.xxxx suoraan kilpailijoille, sähköpostilla Metrixin kautta. Myös jonopaikat muodostetaan samassa yhteydessä.

Vaihe 3 | kesto 2 viikkoa xx.x.xxxx klo x.xx – xx.xx.xxx klo xx.xx  | Osallistumismaksut

  • Määräajan jälkeen maksamattomat poistetaan ilman erillistä ilmoitusta

Vaihe 4 | kesto 2 viikkoa xx.x.xxxx klo x.xx – xx.xx.xxx klo xx.xx | Peruutuspaikat

  • Maksuvaiheen päättymisen jälkeen maksamattomien tilalle ja myöhemmin peruutuspaikoille nostetaan kilpailijoita jonosta
  • Paikat jaetaan luokkakohtaisesti, ratingin mukaisessa järjestyksessä
  • xx.xx.xxxx klo xx:xx jälkeen vapautuneille peruutuspaikoille ei nosteta enää uusia kilpailijoita
  • Peruutuspaikoille nouseville pelaajille ilmoitetaan sähköpostitse maksuaikataulu osallistumismaksulle.

(Vaihe 5 | Karsintakilpailu, mikäli sellainen järjestetään kisan alla) 

  • Kilpailija ilmoittautuu kisaan välittömästi ja toimittaa kuitin osallistumismaksusta kilpailunjohtajan ohjeen mukaan vuorokauden sisällä karsintakilpailun päättymisestä.

7.2.6.1.2. Frisbeegolfin SM 2023 – juniorit

Vaihe 1 Karsintakilpailuista paikan saaneet

Kisapaikan karsintakilpailusta saaneiden on ilmoittauduttava mukaan kilpailuun kilpailunjärjestäjän ohjeiden mukaisesti.

Ilmoittaudu kisaan mukaan lähettämällä viesti kilpailun ylläpitäjälle, mieluiten Metrixin kautta. Et pääse suoraan kisaan mukaan vaan kisan järjestäjät tarkistavat osallistumisoikeutesi. Viestissä on tultava ilmi pelaajan nimi, PDGA-numero, seura jota kilpailija edustaa, sähköpostiosoite ja karsintakilpailu josta kisapaikka on saatu.

7.2.6.1.3. Frisbeegolfin SM 2023 – masterit

Vaihe 1 | 2-3 kuukautta ennen kisapäivää, kesto kaksi viikkoa xx.x.xxxx klo x.xx – xx.xx.xxx klo xx.xx | Osallistumisoikeuden edellisen vuoden kisasta saaneet kilpailijat

Kilpailunjärjestäjä lisää pelaajat suoraan kilpailuun.

Vaihe 2 | 1-2 kuukautta ennen kilpailua, kesto 2 viikkoa | ratingperusteinen vaihe

Kaikki tässä vaiheessa rekisteröityvät kilpailijat menevät jonoon.

Paikat jaetaan PDGA-ratingin mukaisessa järjestyksessä, luokkakohtaisesti korkeimmasta alkaen. Vertailussa käytetään xx.xxxx-rating-päivitystä.

Paikat kilpailuun vahvistetaan viimeistään xx.xx.xxxx suoraan kilpailijoille, sähköpostilla Metrixin kautta. Myös jonopaikat muodostetaan samassa yhteydessä.

Vapaana olevat paikat jaetaan siten, että luokkakohtaiset kiintiöt otetaan huomioon.

Jos luokkakiintiöt eivät tule täyteen, voidaan vapaita paikkoja siirtää toiseen luokkaan.

Jos ilmoittautuneilla pelaajilla on sama PDGA-rating, aikaisemmin ilmoittautunut pelaaja on etusijalla.

7.2.6.1.4. Frisbeegolfin SM 2023 – amatöörit

Vaihe 1 | 2-3 kuukautta ennen kisapäivää, kesto kaksi viikkoa xx.x.xxxx klo x.xx – xx.xx.xxx klo xx.xx | Osallistumisoikeuden karsintakilpailuista saaneet kilpailijat

Kilpailunjärjestäjä lisää pelaajat suoraan kilpailuun.

Jos luokkakiintiöt eivät tule täyteen, voidaan vapaita paikkoja siirtää toiseen luokkaan.

Jos ilmoittautuneilla pelaajilla on sama PDGA-rating, aikaisemmin ilmoittautunut pelaaja on etusijalla.

7.2.6.1.5. Parifrisbeegolfin SM 2023

Vaihe 1 | 1-2 kuukautta ennen kilpailua, kesto 2 viikkoa | ratingperusteinen vaiheKaikki tässä vaiheessa rekisteröityvät kilpailijat menevät jonoon.

Paikat jaetaan PDGA-ratingin mukaisessa järjestyksessä, luokkakohtaisesti korkeimmasta alkaen. Vertailussa käytetään xx.xxxx-rating-päivitystä.

Paikat kilpailuun vahvistetaan viimeistään xx.xx.xxxx suoraan kilpailijoille, sähköpostilla Metrixin kautta. Myös jonopaikat muodostetaan samassa yhteydessä.

Vapaana olevat paikat jaetaan siten, että luokkakohtaiset kiintiöt otetaan huomioon.

Jos luokkakiintiöt eivät tule täyteen, voidaan vapaita paikkoja siirtää toiseen luokkaan.

Jos ilmoittautuneilla pelaajilla on sama PDGA-rating, aikaisemmin ilmoittautunut pelaaja on etusijalla.

Jos parin pelaaja peruu osallistumisen, pelaajan voi vaihtaa, kunhan rating riittää edelleen kisaan mahtumiseen. 

7.2.6.1.6. Sekaparifrisbeegolfin SM 2023

Vaihe 1 | 1-2 kuukautta ennen kilpailua, kesto 2 viikkoa | ratingperusteinen vaihe

Kaikki tässä vaiheessa rekisteröityvät kilpailijat menevät jonoon.

Paikat jaetaan PDGA-ratingin mukaisessa järjestyksessä, luokkakohtaisesti korkeimmasta alkaen. Vertailussa käytetään xx.xxxx-rating-päivitystä.

Paikat kilpailuun vahvistetaan viimeistään xx.xx.xxxx suoraan kilpailijoille, sähköpostilla Metrixin kautta. Myös jonopaikat muodostetaan samassa yhteydessä.

Vapaana olevat paikat jaetaan siten, että luokkakohtaiset kiintiöt otetaan huomioon.

Jos luokkakiintiöt eivät tule täyteen, voidaan vapaita paikkoja siirtää toiseen luokkaan.

Jos ilmoittautuneilla pelaajilla on sama PDGA-rating, aikaisemmin ilmoittautunut pelaaja on etusijalla.

Jos parin pelaaja peruu osallistumisen, pelaajan voi vaihtaa, kunhan rating riittää edelleen kisaan mahtumiseen. 

7.2.6.1.7. Joukkuefrisbeegolfin SM 2023

Vaihe 1 | 1-2 kuukautta ennen kilpailua, kesto 2 viikkoa | ratingperusteinen vaihe

Kaikki tässä vaiheessa rekisteröityvät kilpailijat menevät jonoon

Paikat jaetaan PDGA-ratingin mukaisessa järjestyksessä, luokkakohtaisesti korkeimmasta alkaen. Vertailussa käytetään xx.xxxx-rating-päivitystä

Paikat kilpailuun vahvistetaan viimeistään xx.xx.xxxx suoraan kilpailijoille, sähköpostilla Metrixin kautta. Myös jonopaikat muodostetaan samassa yhteydessä.

Vapaana olevat paikat jaetaan siten, että luokkakohtaiset kiintiöt otetaan huomioon.

Jos luokkakiintiöt eivät tule täyteen, voidaan vapaita paikkoja siirtää toiseen luokkaan.

Jos ilmoittautuneilla pelaajilla on sama PDGA-rating, aikaisemmin ilmoittautunut pelaaja on etusijalla.

Jos joukkueen pelaaja peruu osallistumisen, pelaajan voi vaihtaa, kunhan rating riittää edelleen kisaan mahtumiseen. 

7.2.7. Seremoniat

Seremonioissa tulee olla äänentoisto ja ne tulee myös lähettää suorana tai vähintään tallenteena, mikäli kilpailua videokuvataan. Palkintojenjaossa tulee olla still-valokuvaus. 

SM-kilpailuissa MPO- ja FPO -palkinnot jaetaan samassa seremoniassa. Muissa SM-kisoissa palkintojenjako tehdään luokittain erikseen, mutta samanlaisella seremonialla kaikille luokille.

7.2.7.1. Avajaiset

Kilpailun avajaiset pidetään edellisenä päivänä ennen kilpailuja sisätiloissa tai ensimmäisenä kilpailupäivänä rata-alueella. Tilaisuudessa pidetään avajaispuheet ja esimerkiksi kilpailupaikkakunnan edustajan tervehdykset sekä SFL:n tervehdys, mikäli sellaiset on saatavilla. Tilaisuus on yleensä tarkoitettu osallistujille ja kutsuvieraille. 

Avajaiset voidaan pitää myös radalla. Pelaajakokous voidaan pitää avajaisten yhteydessä.

7.2.7.2. Pelaajakokous

Pelaajakokous on pakollinen osa kilpailua. Pelaajakokouksessa kilpailunjohtaja antaa pelaajille kaiken tarpeellisen tiedon ja varaa mahdollisuuden kysymyksiin. SM-kilpailuissa pelaajakokous julkaistaan yleensä sähköisenä hyvissä ajoin ennen kilpailua, mutta se voidaan järjestää myös livenä ennen ensimmäistä pelipäivää, livenä verkossa, tai julkaista tallenteena.

Pelaajakokouksen osioita ovat esimerkiksi

  • Tervetulosanat
  • Kiitokset (sponsorit, talkooväki, kilpailijat…)
  • Miten pelataan (kisaformaatti, montako kierrosta)
  • Pelattava rata: Ob:t, mandot, dropzonet, sekä paikallissäännöt
  • Aikataulu
  • Miten toimitaan jos kisa keskeytetään esim. sään vuoksi
  • Tuloskirjanpidon ohjeistus
  • Kerro ohjeet ongelmatilanteiden varalta, sisältäen TD:n puhelinnumeron ja
  • Varaa tilaa kysymyksille
  • Toivota hyvät kisat kaikille

7.2.7.3. Pelaajien esittely

Golflähdöillä kilpailtavissa kilpailuissa tulee olla pelaajaesittelyt ensimmäisellä tiillä. Pelaajaesittelyssä tulee kuuluttaa pelaajan nimi, seura, mahdolliset tukijat sekä saavutukset. Kuulutukset tasapuolisesti kaikille pelaajille. 

Tiedot kysytään pelaajilta ennen lähtöä.

7.2.7.4. Palkintojenjako

Palkinnot ovat kilpailijoille tärkeitä, joten tilaisuuksien on oltava juhlavia. Palkintojenjaossa tulee olla palkintopalli tai -lava, josta palkittavat näkyvät yleisölle. Palkintojenjako kannattaa “käsikirjoittaa” ja harjoitella valmiiksi, jotta kaikki tietävät mitä tehdä ja seremonia sujuu luontevasti.

Muistettavaa:

  • Juontajan/kuuluttajan rooli on tärkeä.
  • Palkintojenjakoon varataan osallistumismahdollisuus SFL:n edustajalle.
  • Palkinnot jakaa joko SFL:n edustaja tai kilpailunjärjestäjän edustaja. Palkintojenjakajilla toivotaan olevan yhtenäinen asu.
  • Luokat tulee huomioida tasapuolisesti yhtäläisellä vastaanotolla ja palkintojenjaolla.
  • Palkintojenjaossa tulee mainita pelaajan seura.
  • Palkituille tulee antaa mahdollisuus kiitospuheen pitämiseen.
  • Palkintojenjaossa jaetaan muistopalkinnot, rahapalkinnot maksetaan sähköisesti jälkikäteen.
  • Palkitut ohjataan valokuviin ja median saataville palkintojenjaon jälkeen.
  • SFL:n banderolli tms. palkintojenjakopaikalla (tulee mukaan valokuviin)

7.2.8. Palvelut

Ruokapalvelut ja muut palvelut suositeltavia. 

Jos paikalla on palveluntarjoajia, heidän pitää hoitaa luvat. Esimerkiksi ammattimaisten toimijoiden on tiedotettava liikkuvasta elintarvikehuoneistosta tapahtuvasta myynnistä 4 arkipäivää ennen myyntitapahtumaa paikalliselle elintarvikeviranomaiselle.
Lähde. Elintarvikelaki 23/2006 15 a §

7.2.9. Pelaajapaketti

Pelaajapakettia ei edellytetä, mutta sellainen on suositeltavaa.

7.3. Osallistujien vaatimukset

  • Kilpailijan tulee olla Suomen kansalainen. Vakituisesti Suomessa asuva voi hakea osallistumisoikeutta SFL:ltä hakemuksella
  • Suomen frisbeegolfliiton jäsenseuran jäsenyys tulee olla voimassa kilpailuun ilmoittautuessa ja koko kilpailun ajan.
  • SFL:n kilpailulisenssi  tulee olla voimassa kilpailuun ilmoittautuessa ja koko kilpailun ajan.
  • PDGA:n toimitsijakoe (PDGA Certified Official -exam) tulee olla voimassa kilpailuun ilmoittautuessa ja koko kilpailun ajan.
  • Pelaajan tulee ilmoittautua ja maksaa osallistumisensa kilpailunjärjestäjän ohjeiden mukaisesti. Määräajan jälkeen maksamattomat poistetaan kilpailusta ilman erillistä ilmoitusta.
  • Kilpailun aikana tulee noudattaa PDGA:n pukeutumissääntöä 3.04 D.
  • Urheilijoiden tulee noudattaa SFL:n anti-dopingohjelmaa ja SUEK:in anti-dopingmääräyksiä.

7.4. Kumppanuudet

SFL pidättää oikeudet SM-kilpailujen pääyhteistyökumppanuuksiin. Mikäli SFL ei itse käytä oikeuksia, voidaan oikeudet luovuttaa SM-kisojen kilpailunjärjestäjälle. Tällöin yhteistyökumppanit tulee hyväksyttää SFL:n hallituksella. Kumppanuuksien tulonjaosta sovitaan erikseen SM-kisojen järjestäjäsopimuksessa.

Muut mahdolliset kumppanit kilpailunjärjestäjä voi hankkia itsenäisesti. Kilpailunjärjestäjän yhteistyökumppanit ja heidän mainoksensa eivät saa olla ristiriidassa SFL:n pääyhteistyökumppanin, SFL:n kilpailusääntöjen tai Suomen urheilun eettisen keskuksen SUEKin periaatteiden kanssa.

Tapahtumamateriaalit, kuten teltat, bannerit ja beach flagit tapahtuman rakentamiseksi ovat kilpailunjärjestäjän vastuulla. SFL toimittaa omat materiaalinsa kilpailunjärjestäjälle.

7.5. Media

7.5.1. Toimijat

  • Suomen frisbeegolfliitto (SFL), edustajanaan toiminnanjohtaja sekä hallitus.
  • Kilpailunjärjestäjä eli SFL:n jäsenseura tai muu taho, jolla on SFL:n kilpailunjärjestäjälisenssi, edustajanaan kilpailunjohtaja ja mediavastaava
  • Kaupallinen media eli kuvausryhmät, tuotantotiimit
  • Uutismedia eli toimittajat, muut akkreditoidut kolmannen osapuolen toimijat
  • Pelaajat ja caddiet

7.5.2. Akkreditointi

Kaikkien median edustajien tulee akkreditoitua kilpailunjärjestäjän ohjeiden mukaan ja käyttää media-kaulapassia tai muuta tapaa, jolla selvästi erottuu muista kilpailijoista ja muista toimijoista.

Kisajärjestäjä voi itse tuottaa kilpailuun personoidut kaulapassit tai SFL voi toimittaa geneeriset passit. SFL:n geneeriset passit voi tilata järjestösihteeriltä.

7.5.3. Mediaoikeudet

Kilpailunjärjestäjä sitoutuu noudattamaan näitä vaatimusmäärittelyjä. Kaikki oikeudet SM-kilpailujen materiaaleihin ovat lähtökohtaisesti Suomen frisbeegolfliitolla. SFL voi jakaa oikeuksia kilpailunjärjestäjän ja median kanssa SFL:n mediapolitiikassa määritellysti.

Mediapolitiikka on tämän dokumentin liitteenä 

Video- ja valokuvaajat omistavat ottamansa materiaalin, ellei sopimuksella muuten määrätä. Kaupalliseen käyttöön pitää olla SFL:n lupa.

Kaikki mediaryhmät antavat oikeudet materiaalinsa käyttöön SFL:lle mediapolitiikassa määritellysti.

7.5.4. Videotuotanto ja valokuvaus

Videotuotannon ja valokuvauksen määrittelyjä alla SFL:n SM-kisojen mediapolitiikassa.

Kisa

Vähimmäisvaatimus videotuotannolle

SM 2023

Jälkituotanto molempien luokkien kaikilta kierroksilta. Vähintään 1 ryhmä.

Mikäli tuotetaan livetuotanto, kuvataan molempia luokkia ja vähintään 1 kierros ilmaiseksi. 

Juniorit

Jälkituotanto MJ18 ja FJ18 finaalikierroksesta

Masterit

Jälkituotanto MP40 ja FP40 finaalikierroksesta

Amatöörit

Parit

Sekaparit

Joukkueet

7.5.5. Haastattelut

Pelaajien tulee olla median käytettävissä kilpailualueella ollessaan, paitsi kilpailukierroksen aikana ja 30 minuuttia ennen sen alkua. Mediakäytännöistä voi lukea lisää PDGA:n mediasivulla osoitteessa www.pdga.com.

7.5.6. Näkyvyys

Liiton toimittamat beach flagit, messuseinät tai muut vastaavat elementit on asetettava esille kilpailukeskuksen tai lähtöpaikan sekä palkintojenjakopaikan läheisyyteen. Toimitus sovitaan kisajärjestäjän kanssa. Jos seuralla ei ole SFL:n bannereita, ne postitetaan seuralle veloituksetta. 

Pelaajakokoukseen tai palkintojenjakoon tulee varata liiton edustajalle mahdollisuus lyhyen puheenvuoron pitämiseen. SM-kilpailuiden järjestäjä tarkistaa asian hallitusvastaavalta ennen kilpailuja.

7.5.7. Tiedotus

Tiedotusta tehdään kilpailunjärjestäjän ja SFL:n yhteistyöllä. Kilpailunjärjestäjän suositellaan laativan markkinointi- ja viestintäsuunnitelman.

SFL käyttää viestintään:

Uutiset: www.frisbeegolfliitto.fi www.frisbeegolf-sm.fi

Mediatiedotteet: ePressin kautta kaikille tiedotusvälineille

Some: SFL Facebook ja Instagram

Kilpailunjärjestäjä käyttää viestintään:

Yleisölle:

verkkosivut: www.frisbeegolf-sm.fi ja siellä kyseisen SM-kisan sivu. Tarkemmat ohjeet tässä käsikirjassa

Instagram: frisbeegolfsm 

Facebook: https://www.facebook.com/FrisbeegolfSM

Still-kuvat: https://frisbeegolf.kuvat.fi/kuvat/

Pelaajille:
DiscGolfMetrix ja verkkosivut: www.frisbeegolf-sm.fi

Kilpailunjärjestäjä saa kanavat käyttöön SFL:n määrittelemällä tavalla ja on niiden päävastuullinen kilpailuun liittyen. Myös SFL käyttää tarvittaessa kaikkia kanavia. 

7.5.7.1. Kilpailun ohjelma

Kilpailunjärjestäjän tulee julkaista ohjelma viimeistään 60 päivää ennen kilpailua.

7.5.7.2. Ratakartta

Kilpailunjärjestäjän tulee hyväksyttää ratakartta SFL:n hallituksella ennen julkaisua. Kilpailunjärjestäjän tulee julkaista ratakartta viimeistään 30 päivää kilpailua.

7.5.7.3. Pelaajaopas

Kilpailunjärjestäjän tulee julkaista pelaajaopas vähintään 30 päivää ennen kilpailua. Pelaajaoppaan tulee sisältää vähintään seuraavat tiedot:

  • Kilpailunjohtajan terveiset
  • Staffin kaikki nimetyt jäsenet ja yhteystiedot
  • Kilpailuohjelma ohjeineen, mukaan lukien harjoittelupäivät
  • Rataesittely, väyläopasteet, erikoissäännöt, PDGA:n waiverit erikoissäännöille, tilaa pelaajien omille musitiinpanoille
  • Fasiliteetit: pelaajatilat, pelaajien WC:t, pelaajien paikoitus, tavarasäilytys, suihkutilat, dopingtestialue
  • Harjoittelualueet ja ohjeet harjoitteluun
  • Ohjeet pelaajien paikallaolon vahvistamiseen
  • Ohjeet tuloskirjanpitoon
  • Toimitsijoiden ja spottereiden toimintaperiaatteet
  • Ruokailuohjeet
  • Ohjeet pelin keskeyttämisen varalta. Kokoontumispaikka
  • Ratkaisupelin ohjeistus
  • Ohjeet palkintojenjakoon osallistumiseen. Ohje amatöörien palkinnoista kieltäytymisestä
  • Haastattelualueet
  • Ohjeet oheistapahtumiin osallistumiseen
  • Tiedot palveluista ja yhteistyökumppaneista

7.5.7.4. Mediatiedotteet

Kilpailunjärjestäjä kirjoittaa mediatiedotteet ja julkaisee ne itse SFL:n ePressissä tai toimittaa ne SFL:n järjestösihteerille julkaistavaksi. Mikäli kilpailunjärjestäjä toivoo, että SFL:n järjestösihteeri julkaisee tiedotteet, on siitä sovittava järjestösihteerin kanssa etukäteen. Tiedotteiden kirjoittamisesta voidaan sopia myös ulkopuolisen kirjoittajan kanssa tai liiton tekemänä. 

Tiedotteet lähetetään ePressin kautta valtakunnallisille ja alueellisille medioille ja julkaistaan ePressissä sekä SFL:n kotisivuilla. Tiedote tulee toimittaa järjestösihteerille, joka julkaisee uutisen SFL:n verkkosivuilla. 

Noin viikko ennen kilpailua julkaistaan ennakkotiedote, kisaviikon alussa uusi ennakkotiedote ja kilpailuiden aikana päiväkohtainen kooste joka päivä kilpailutapahtumien päätyttyä.

7.5.7.5. Verkkosivut

Kaikkien SM-kisojen virallinen tiedotuskanava yleisölle on www.frisbeegolf-sm.fi

Sivustolta löytyvät sekä kisakohtaiset infot ja uutiset että yleiset, kaikkia SM-kisoja koskevat infot, materiaalit ja uutiset. Yhteisen sivuston toivotaan antavan SM-kisoille lisää näkyvyyttä ja selkiyttävän SM-kisoihin liittyvien infojen ja uutisten löytämistä niin katsojien, kilpailijoiden kuin median näkökulmasta.

Kilpailunjärjestäjän tulee toimittaa liitolle vaaditut tiedot verkkosivuilla julkaistavaksi mahdollisimman aikaisin, mutta viimeistään tämän dokumentin vaatimusten mukaisesti. Kaikki alla olevat tiedot kannattaa julkaista kisan Metrix-sivulla. Tiedot, joita ei halua julkaista Metrixissä voi toimittaa mailitse: sihteeri@frisbeegolfliitto.fi

  • “Kilpailun ohjelma” eli kisaviikon aikataulujen julkaisu
  • “Rataesittely ja ratakartta” 
  • “Radan rakentajat ja ylläpitäjät”: lyhyehkössä tekstissä kerrotaan, ketkä tai mitkä tahot ovat rakentaneet radan ja mitkä tahot ylläpitävät rataa. 
  • Pelaajaopas/ohjeet kilpailijoille
  • “Pelimuodot” (ainakin joukkue- ja parikisat)
  • “Kilpailun yhteystiedot” 
  • “Ohjeet yleisölle” 
    • saapumisohjeistus
    • katsojaetiketti tarvittaessa (SM-sivustolla julkaistaan kaikkia SM-kilpailuja koskeva yhteinen “Kisaetiketti”, mutta järjestäjä voi halutessaan julkaista myös oman, yksityiskohtaisemman kisaetiketin)
    • palvelut paikan päällä
    • mahdolliset tarjoukset
    • “Näin seuraat kilpailua”: mahdolliset linkit livestreamiin tai jälkituotantoon
    • Muuta tarvittavaa ohjeistusta, jos on
  • “Ohjeet medialle” (tarvittaessa): jos järjestäjällä on kisakohtaisia ohjeita esim. parkkeerauksesta (SM-sivustolla “Medialle”-sivu, johon on koottu yleisiä ohjeita kuvaamisesta, linkki liiton kuvapankkiin jne.)
  • “Järjestäjän terveiset”: lyhyehkössä tekstissä voi toivottaa kilpailijat ja katsojat tervetulleeksi, esitellä kilpailun TD:t ja apu-TD:t, kertoa hieman kisan järjestelyistä jne.
  • “Järjestäjäseura”: lyhyehkössä tekstissä esitellään kisat järjestävän seuran toimintaa, historiaa tms.
  • Kilpailun oma logo (ei ole pakollinen): Frisbeegolfin SM-kisojen logoa käytetään kaikkien SM-kisojen yhteisenä logona SM-sivustolla. Kilpailun omalle logolle on varattu paikka kilpailun nettisivulle kohtaan “Järjestäjän terveiset”. Logo tulee hyväksyttää liiton hallituksella ennen julkaisua.
  • Yhteistyökumppaneiden logot

7.5.7.6. Tulospalvelu

Kilpailunjärjestäjän tulee käyttää livetulospalvelua DiscGolfMetrixissä ja ladata tulokset PDGA:n tournament manageriin kierroksen aikana tai viimeistään välittömästi luokkakohtaisesti kierroksen päätyttyä.

7.5.7.7. Sosiaalinen media

Käytettävät aihetunnisteet: #frisbeegolfsm #frisbeegolfliitto

Lisäksi käytetään SFL:n määrittelemiä kisakohtaisia tunnisteita (kts. luku 6.2.).

8. Liitteet

  1. TD-opas: https://frisbeegolfliitto.fi/wp-content/uploads/2020/03/TD-opas-2019_v3.pdf
  2. Metrix-opas: https://frisbeegolfliitto.fi/wp-content/uploads/2018/07/Metrixin-k%C3%A4ytt%C3%B6-SFL_n-kisoissa-3.pdf
  3. PDGA:n International Guide: https://frisbeegolfliitto.fi/pdga-international-guide/
  4. Jätehuoltosuunnitelman pohja: https://docs.google.com/document/d/1hsL2Ej2WWbdHPnAZOR3wLdZvV2mqolaz1012Pwb3l6k/edit?usp=sharing
  5. Turvallisuussuunnitelman pohja: tulossa
  6. SFL:n SM-kisojen mediapolitiikka: kts. alla

9. SFL:n SM-kisojen mediapolitiikka

Muokattu PDGA:n mediapolitiikasta sekä PDGA-Owned Major Event & PDGA National Tour Media Regulations -dokumentista.

Viimeksi päivitetty: 22.9.2022.

Katso myös PDGA Sponsorship & Advertising Policy: https://www.pdga.com/documents/sponsorship-advertising-policy

Tämän ohjeen tarkoitus on määritellä SFL:n SM-kisojen mediakäytännöt ja toimijoiden vastuut ja oikeudet. Muissa SFL:n kilpailuissa käytetään kevyempää politiikkaa.

9.1. Toimijat

  • Suomen frisbeegolfliitto (SFL), edustajanaan toiminnanjohtaja sekä hallitus.
  • Kilpailunjärjestäjä eli SFL:n jäsenseura tai muu taho, jolla on SFL:n kilpailunjärjestäjälisenssi, edustajanaan kilpailunjohtaja.
  • Kaupallinen media eli kuvausryhmät, tuotantotiimit.
  • Uutismedia eli toimittajat, muut akkreditoidut kolmannen osapuolen toimijat.
  • Pelaajat ja caddiet.

Kaikkien median edustajien tulee akkreditoitua kilpailunjärjestäjän ohjeiden mukaan ja käyttää media-kaulapassia tai muuta tapaa, jolla selvästi erottuu muista kilpailijoista ja muista toimijoista. Kilpailunjärjestäjä voi pyytää MEDIA-kaulapasseja myös liiton järjestösihteeriltä etukäteen lähetettäväksi. Akkreditointipassit noudetaan kilpailunjärjestäjältä kisakohtaisten ohjeiden mukaisesti.

9.2. Käyttöoikeudet

Kilpailunjärjestäjä sitoutuu noudattamaan tämän asiakirjan vaatimusmäärittelyjä. Kaikki oikeudet SM-kilpailujen mediaan ovat Suomen frisbeegolfliitolla. SFL voi jakaa oikeuksia kilpailunjärjestäjän ja median kanssa.

Kaikki paikalla olevat mediaryhmät antavat oikeudet materiaalinsa käyttöön SFL:lle tässä politiikassa määritellyllä tavalla.

9.3. Median omistaja

Video- ja valokuvaajat omistavat ottamansa materiaalin, ellei sopimuksella muuten määrätä. Kaupalliseen käyttöön pitää olla SFL:n lupa.

9.4. Median luokittelu

SFL luokittelee median kolmeen kategoriaan:

  1. tiedotuskäyttö
  2. henkilökohtainen käyttö
  3. kaupallinen käyttö

9.4.1. Tiedotuskäyttö

SFL toivottaa tiedotusvälineet tervetulleiksi kilpailuihin. Tiedotusvälineiksi luetaan esimerkiksi:

  • TV-kuvaus
  • Uutismedia
  • Verkko- ja printtilehdet
  • Podcastit
  • Haastattelut

9.4.1.1. Tiedotusmedian vastuut

Tiedotusmediaksi voi hakea suoraan kilpailunjärjestäjän kautta. Akkreditoiduille voidaan antaa pääsy haastattelualueelle sekä seuraamaan pelaavia ryhmiä. Pääsy määritellään kisakohtaisesti.

Tiedotusvälineet voivat pyytää kilpailun viralliselta valokuvaajalta kuvia ja käyttää SFL:n kuvapankissa julkaistuja kuvia mainitsemalla kuvaajan tiedot.

Pelaajia saa haastatella kierroksen jälkeen vasta kun tuloskortit on palautettu.

9.4.2. Henkilökohtainen käyttö

SFL kannustaa katsojia ja faneja jakamaan kuvia, ääntä ja videoita kilpailuista omissa henkilökohtaisissa kanavissaan (Instagram, Facebook, Twitter jne.). Henkilökohtaisessa käytössä voi vapaasti käyttää kilpailukohtaisia aihetunnisteita.

Henkilökohtaista käyttöä varten ei tarvitse hakea hyväksyntää SFL:ltä. Materiaaleja ei saa kaupallistaa ilman lupaa myöskään henkilökohtaisissa kanavissa, kuten mainoksilla, laittamalla materiaalia maksumuurin taakse, tai markkinoimalla brändejä.

Noudata näitä ohjeita kilpailupaikalla:

    • Aseta puhelin äänettömälle
    • Estä kameran suljinääni tai käytä vasta kun pelaajan heitto on lähtenyt
    • Älä käytä salamavaloa
    • Anna aina tietä pelaajille, caddyille, toimitsijoille ja akkreditoidulle medialle
    • Noudata yleisönohjausta ja pysy poissa heittolinjoilta
    • Älä pyydä pelaajilta nimikirjoitusta pelikierroksen aikana
  • Lue aina mahdolliset kisakohtaiset lisäohjeet.

9.4.3. Kaupallinen käyttö

Kaupallisella käytöllä tarkoitetaan markkinointiin tarkoitettua käyttöä kuten tuotteen, yrityksen, sponsorin tai palvelun markkinointia. Tällaista on esimerkiksi:

  • Kaupallinen videotuotanto
  • Kaupallisen tuotteen, brändin, valmistajan tai myyjän sosiaalinen media
  • Muu kuin kilpailunjärjestäjän tilaama kuvaus

SFL:n SM-kisoissa kuvattuja materiaaleja voi käyttää kaupallisiin tarkoituksiin vain hakemalla tähän luvan SFL:ltä. SFL voi hyväksyä tai hylätä hakemuksen tai veloittaa maksun materiaalin kaupallisesta käytöstä. Tällä määrittelyllä suojataan olemassa olevia yhteistyösopimuksia. Hakemus tulee lähettää viimeistään 30 päivää ennen kilpailun alkua SFL:n toiminnanjohtajalle toiminnanjohtaja@frisbeegolfliitto.fi.. Hyväksynnän jälkeen SFL:n toiminnanjohtaja lähettää ohjeet akkreditointiin.

9.5. Kaupallisen mediatuotannon vastuut ja oikeudet

9.5.1. SFL

SFL hyväksyy medialupahakemukset ja auttaa järjestämään kuvauskortit mediatiimeille.

SFL valvoo, että mediatiimit noudattavat alla olevia videotuotannon vastuita.

Mikäli kilpailunjärjestäjä ei hanki valokuvaajaa, kilpailunjärjestäjän tulee ottaa yhteys liiton toiminnanjohtajaan, jotta SFL tilaa paikalle kuvaajan ja tällöin kilpailunjärjestäjän SM-kilpailun tuesta vähennetään 1000 €. 

SFL:llä on ensisijainen oikeus itse rahoittaa videotuotanto omien tukijoidensa mainostuloilla. Tällöin SFL tilaa videotuotannon hyväksytyltä mediatiimiltä ja mediatiimi sitoutuu käyttämään ensisijaisesti SFL:n määrittelemiä mainoksia/sponsoreita. SFL määrittelee julkaisukanavan. SFL kantaa taloudellisen riskin.

SFL voi antaa tämän oikeuden kilpailunjärjestäjälle kokonaan tai osittain, jolloin kilpailunjärjestäjällä on ensisijainen oikeus itse rahoittaa videotuotanto omien tukijoidensa mainostuloilla. 

9.5.2. Kilpailunjärjestäjä

Kilpailunjärjestäjä järjestää valokuvaajan ottamaan still-kuvia kilpailusta julkaistavaksi SFL:n kuvapankkiin sekä kilpailun uutisiin päivittäin. Mikäli kilpailunjärjestäjä ei hanki kuvaajaa, SFL tilaa paikalle kuvaajan ja tällöin kilpailunjärjestäjän SM-kilpailun tuesta vähennetään 1000 €.

Kuvia käytetään lehdistötiedotteisiin ja liiton uutisointin. Siksi on ensiarvoisen tärkeää, että kuvia julkaistaan kuvapankkiin päivittäin jo kierrosten aikana jokaisena kilpailupäivänä. 

Jos SFL antaa videotuotannon rahoittamisen oikeuden kilpailunjärjestäjälle kokonaan tai osittain, kilpailunjärjestäjällä on ensisijainen oikeus itse rahoittaa videotuotanto omien tukijoidensa mainostuloilla. Tällöin kilpailunjärjestäjä tilaa videotuotannon hyväksytyltä mediatiimiltä ja mediatiimi sitoutuu käyttämään ensisijaisesti kilpailunjärjestäjän ja pääsponsorin mainoksia/sponsoreita. Kilpailunjärjestäjä määrittelee julkaisukanavan yhdessä SFL:n kanssa. Kilpailunjärjestäjä kantaa taloudellisen riskin. 

Jos SFL ja kilpailunjärjestäjä eivät käytä tätä oikeuttaan, voidaan käyttää tuotantotiimin rahoittamaa mallia.

9.5.3. Kaupallinen valokuvaaja

Valokuvaajat sitoutuvat antamaan pyynnöstä SFL:lle 2 kuvaa per päivä käytettäväksi uutisointiin SFL:n kotisivuilla ja sosiaalisessa mediassa ja/tai kilpailunjärjestäjän kanavissa kilpailun uutisointiin. Kuvaajan nimi ja tarvittavat linkit mainitaan.

Uutismedian kuvaajilla ei ole tätä vastuuta.

9.5.4. Pelaajat

Osallistumalla kilpailuun pelaaja sitoutuu siihen että SFL, kilpailunjärjestäjä ja akkreditoitu media saa käyttää heidän nimeään ja kuvaansa kilpailun aikana sekä ennen ja jälkeen kilpailun. Pelaaja ei voi kieltäytyä näkymästä akkreditoidussa mediassa. Poikkeus: pelaaja voi kieltäytyä pelaamasta järjestetyllä videokortilla ensimmäisellä kierroksella (voittajien kortti, faniäänestys tms.).

Pelaajien tulee olla median käytettävissä kilpailualueella ollessaan ennen kierrosta siihen asti kunnes kierroksen alkuun on 30 minuuttia. Tuloskorttien palauttamisen jälkeen pelaajien tulee olla median saatavilla media-alueella vähintään 30 minuuttia.

9.5.5. Videotuotanto

Videotuottajat sitoutuvat käyttämään ensisijaisesti kilpailunjärjestäjän ja pääsponsorin mainoksia/sponsoreita.

Videotuotanto antaa SFL:lle luvan käyttää videota sosiaalisessa mediassa tai muussa epäkaupallisessa viestinnässä. Materiaali pitää antaa pyynnöstä samana päivänä ennen kilpailupaikalta lähtemistä.

9.6. Videotuotannon vaatimusmäärittelyt

Vähintään molempien luokkien finaalikierroksen kärkikortit kuvataan. SFL, kilpailunjärjestäjä ja mediatuotantotiimit yhdessä päättävät, miten videotuotanto järjestetään. 

9.6.1. Videointisopimukset

Videotuotanto voidaan toteuttaa yhdellä kahdesta vaihtoehdosta: 

  1. SFL:n tai kilpailunjärjestäjän rahoittama

a. SFL:llä on ensisijainen oikeus itse rahoittaa videotuotanto omien tukijoidensa mainostuloilla. Tällöin SFL tilaa videotuotannon hyväksytyltä mediatiimiltä ja mediatiimi sitoutuu käyttämään ensisijaisesti SFL:n määrittelemiä mainoksia/sponsoreita. SFL määrittelee julkaisukanavan. SFL kantaa taloudellisen riskin. 

b. SFL voi antaa tämän oikeuden kilpailunjärjestäjälle kokonaan tai osittain, jolloin kilpailunjärjestäjällä on ensisijainen oikeus itse rahoittaa videotuotanto omien tukijoidensa mainostuloilla. Tällöin kilpailunjärjestäjä tilaa videotuotannon hyväksytyltä mediatiimiltä ja mediatiimi sitoutuu käyttämään ensisijaisesti kilpailunjärjestäjän ja pääsponsorin mainoksia/sponsoreita. Kilpailunjärjestäjä määrittelee julkaisukanavan yhdessä SFL:n kanssa. Kilpailunjärjestäjä kantaa taloudellisen riskin. 

c. Jos SFL ja kilpailunjärjestäjä eivät käytä tätä oikeuttaan, voidaan käyttää tuotantotiimin rahoittamaa mallia. 

2. Tuotantotiimin rahoittama

a. Tuotantotiimi saa oikeuden hankkia itse mainostajat ja sponsorit. Videotuotanto voidaan tehdä vaikka videotuotannon sponsorit olisivat ristiriidassa kilpailujärjestäjän tai SFL:n sponsoreiden kanssa. Tuotantotiimi määrittelee julkaisukanavan. Tuotantotiimi kantaa taloudellisen riskin.

Tuotantotiimi maksaa SFL:lle ja kilpailunjärjestäjälle videotuotanto-oikeuksista seuraavasti:

Kisa

Kilpailunjärjestäjä

SFL

SM 2023

20000 €

5000 €

Juniorit 2023

5000 €

1000 €

Masterit 2023

5000 €

1000 €

Amatöörit 2023

2000 €

 

Parit 2023

2000 €

 

Sekaparit 2023

2000 €

 

Joukkueet 2023

2000 €

 

b. Hybridimallit ovat mahdollisia SFL:n, kilpailunjärjestäjän ja tuotantotiimien välillä.

9.6.2. Laatustandardit (minimivaatimukset)

  • Kaksi kameraa
  • Väyläesittelyt (dronella, jos mahdollista)
  • 720p-resoluutio
  • Ammattimaiset tulosgrafiikat

9.6.3. Esittely

Kaikissa live- ja jälkituotantovideoissa tulee näkyä seuraavat tiedot. Myös selostajien tulee käyttää näitä tietoja.

  • Kilpailun virallinen nimi ja logo
  • SFL:n nimi/logo
  • Radan nimi
  • Järjestävän seuran nimi
  • Pelaajien nimet ja seurat
  • Kilpailun pääsponsorin nimi ja/tai logo

9.6.4. Tulostaulu

  • Kilpailun logo
  • Pelaajien nimet ja seurat

9.6.5. SFL:n ja kilpailunjärjestäjän promomateriaali

Kaikissa jälkituotantovideoissa tulee olla:

  • Sovitut kilpailunjärjestäjän ja pääsponsorin mainosmateriaalit
  • Yksi 15 sekunnin mittainen SFL:n oma tai SFL:n tilaama videospotti per video

Kaikissa livetuotannoissa tulee olla:

  • Kaksi kilpailunjärjestäjän tai pääsponsorin mainosta jokaista livestreamin tuntia kohden
  • Yksi SFL:n spotti tuntia kohden
  • SFL:n logo ja kilpailun logo tulee näkyä ruudulla koko ajan

9.6.6. Materiaalin jakaminen

Videotuotanto antaa SFL:lle luvan käyttää videomateriaalia sosiaalisessa mediassa tai muussa epäkaupallisessa viestinnässä. Materiaali pitää antaa pyynnöstä samana päivänä ennen kilpailupaikalta lähtemistä.

9.7. SFL:n hyväksymät kaupalliset kuvaustiimit

Näillä videotuotantotiimeillä on akkreditointi SM-kisoihin:

  • Xxx, hyväksytty xx.xx.2022

Hyväksynnän voi hakea tällä lomakkeella: linkki lomakkeeseen (tulossa)

Liite 1: Sopimus SM-kilpailun järjestämisestä (2022 malli)

Sopimus löytyy täältä.